Акт кадрового аудита

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "Акт кадрового аудита". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

Акт о результатах проведения кадрового аудита в филиале организации (образец заполнения)

Образец документа:

117186, Российская Федерация, г. Москва,

ул. Нагорная, д. 12, стр. 7

ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728

р/с 32453218764799494987 в ЗАО «Икомбанк»

Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11

Акт N 6/2010 о результатах проведения кадрового аудита в филиале ООО «Сирта-М»

г. Тверь «28» июня 2010 г.

Время составления акта: 15 часов 30 мин.

В результате кадрового аудита установлено:

1. Ненадлежащее ведение и оформление кадровой документации:

1.1. Отсутствуют приказы (распоряжения) о приеме на работу менеджеров отдела маркетинга и начальника АХО.

1.2. Отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов.

1.3. Отсутствуют должностные инструкции секретаря директора филиала, работника столовой и кассира бухгалтерии.

2. Не созданы условия хранения трудовых книжек (нет металлических шкафов).

3. Устранить указанные нарушения в двухнедельный срок со дня подписания настоящего акта.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

первый экземпляр направлен генеральному директору ООО «Сирта-М»,

второй экземпляр передан генеральному директору филиала ООО «Сирта-М»

Аудит кадрового делопроизводства

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Для проведения кадрового аудита Заказчик предоставляет специалистам ООО «ТэКа Групп» рабочие места в любом удобном для него помещении: службе персонала, переговорной комнате и пр. Компьютеры не требуются, работы выполняются на ноутбуках.

Документы из офиса Заказчика не выносятся, проверка осуществляется исключительно на месте (кроме дистанционного кадрового аудита).

В ходе проведения кадрового аудита от 2 до 5 рабочих дней проводится проверка документации непосредственно у Заказчика, остальное время требуется для анализа информации и подготовки экспертного заключения.

Параллельно с работой специалистов, осуществляющих проверку документов у Заказчика и заполнение «чек-листов», проводится анализ локальных нормативных актов (копий документов), поступающих в ООО «ТэКа Групп» на начальном этапе проведения аудита.

Объем экспертного заключения зависит от количества допущенных нарушений. В качестве примера — при проведении аудита «К ПРОВЕРКЕ ГИТ — КАДРЫ» средний объем экспертного заключения составляет 30-40 листов формата А-4.

ЧТО ТАКОЕ «ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ»?

Экспертное заключение – документ, предоставляемый Заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. В экспертном заключении отражается полный перечень документов, в которых было выявлено нарушение. Например, в случае отсутствия в приказе подписи работника в экспертном заключении перечисляются все приказы (с указанием их реквизитов), где содержится такое нарушение. Это позволяет Заказчику получить полную информационную картину по соблюдению требований закона при ведении кадрового делопроизводства, а также по наличию и/или отсутствию необходимых документов.

Подобное экспертное заключение позволяет исправить все имеющиеся нарушения без дополнительных временных затрат на их поиск.

Каждый пункт экспертного заключения составляется подробно по следующей схеме:

  • предмет проверки — указание на проверяемый документ;
  • вид нарушения — указание на нормативные правовые акты, которые были нарушены;
  • комментарии — указание на подлежащие применению нормативные правовые акты, с разъяснением порядка их применения;
  • риски организации — указание на санкции, которые могут быть применены к работодателю и/или его должностным лицам;
  • рекомендации по исправлению выявленных нарушений.

Экспертное заключение предоставляется Заказчику в двух экземплярах, содержит оглавление и порядка 10 масштабных разделов, имеет презентабельный вид, брошюруется и оформляется по правилам коммерческой тайны.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.
Читайте так же:  Уменьшение уставного капитала путем выкупа акций

МОЖНО ЛИ ПРОВЕСТИ КАДРОВЫЙ АУДИТ САМОСТОЯТЕЛЬНО?

Кадровый аудит может быть проведен работодателем без привлечения сторонних специалистов. Некоторые сложности могут возникнуть с проверкой локальных нормативных актов, но и это не является невыполнимой задачей.

При проведении кадрового аудита собственными силами возникают следующие вопросы:

  • сколько времени потребуется работнику кадровой службы на проверку документов кадрового учёта и локальных нормативных актов, и кто во время такой проверки будет выполнять за него текущую работу?
  • есть ли гарантии, что в ходе проведения кадрового аудита ничего не будет упущено, учитывая, что работник кадровой службы не заинтересован в выявлении нарушений, допущенных его подразделением?
  • будет ли достаточной квалификация работника кадровой службы для выявления всех возможных нарушений закона?

В каждом конкретном случае решать это работодателю. Но, в любом случае, оптимальный результат достигается при работе команды специалистов в области трудового права, имеющих опыт проведения кадровых аудитов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

ПРОВЕРКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Локальные нормативные акты Заказчика подлежат тщательной проверке с предоставлением информации по всем допущенным нарушениям, а также подробными разъяснениями по их исправлению.

По итогам проверки предоставляются следующие сведения:

  • по обязательным локальным нормативным актам, отсутствующим у Заказчика;
  • по нарушениям в имеющихся локальных нормативных актах, в том числе в части отсутствия в них обязательной информации.

В экспертном заключении вопросам, касающимся локальных нормативных актов, отводится отдельная глава.

ЦЕЛИ ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Проведение кадрового аудита позволяет Заказчикам:

  • объективно оценить текущее положение дел в области ведения кадрового делопроизводства;
  • выявить случаи несоблюдения закона с определением рисков и меры ответственности;
  • устранить нарушения закона путём оформления недостающих документов до возникновения спорных ситуаций и конфликтов;
  • минимизировать риски в области трудовых отношений.

НАШИ ПРЕИМУЩЕСТВА:

  • по итогам проверки выявляются все имеющиеся нарушения с указанием реквизитов локальных нормативных актов и документов кадрового учета, требующих внесения изменений;
  • в экспертном заключении отражаются подробные рекомендации по устранению выявленных нарушений;
  • в отдельном разделе экспертного заключения дается оценка деятельности Заказчика в сфере трудового права, с определением общего уровня ведения кадрового делопроизводства и указанием процента нарушений каждого вида;
  • оплата по договору производится после получения Заказчиком экспертного заключения;
  • проведение кадрового аудита возможно на всей территории Российской Федерации.
Читайте так же:  Этапы планирования аудиторской проверки кратко

КАК ЧАСТО СЛЕДУЕТ ПРОВОДИТЬ КАДРОВЫЙ АУДИТ?

Если после проведения кадрового аудита Заказчик учитывает указанные в экспертном заключении замечания и исправляет их в соответствии с предоставляемыми рекомендациями, а также в дальнейшей работе не допускает их появления, то необходимость в ежегодном проведении кадрового аудита отсутствует.

В этом случае рекомендованная периодичность проведения кадрового аудита – один раз в три года.

Кадровый аудит на примере организации

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Что мы проверяем при сплошном кадровом аудите?

1. Соответствие требованиям Трудового кодекса формы трудового договора, используемой на предприятии;

2. Наличие и правильность составления локальных нормативных актов:

  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • положения о защите персональных данных;
  • положения об оплате труда;
  • и других;

3. Правильность оформления трудовых книжек и вкладышей к ним, наличие и правильности ведения книг учета движения трудовых книжек и бланков трудовых книжек;

Видео (кликните для воспроизведения).

4. Отражение изменений условий труда в дополнительных соглашениях к трудовым договорам, договоры с физическими лицами гражданско-правового характера, полномочия Руководителя компании в соответствии с учредительными документами организации;

5. Наличие и правильность оформления:

  • штатных расписаний,
  • графиков отпусков,
  • должностных инструкций;
  • кадровых приказов и приказов по общей деятельности, имеющих отношение к кадрам,
  • графиков работы, табелей учета рабочего времени,
  • документов-оснований к кадровым приказам (заявления сотрудников, решения учредителей),
  • карточек по форме Т-2,
  • других журналов учета (приказов, больничных, командировочных и др.),
  • командировочных документов,
  • расчетных листков,
  • иных кадровых документов.

В чем отличия сплошного кадрового аудита от выборочного?

При выборочном аудите проводится всеобъемлющая проверка локальных нормативных актов организации, наличие и правильность ведения книг учета и движения трудовых книжек, кадровых журналов, отражения полномочий руководителя в кадровой документации, их соответствие учредительным документам.
По согласованию с заказчиком определяется объем статистической выборки, в которую в случайном порядке отбираются документы, имеющие признаки аналогичности: трудовые договоры, должностные инструкции, карточки Т-2, табели учета рабочего времени и т.д.
При определении объема выборки мы рекомендуем использовать критерии, установленные для проведения специальной оценки условий труда аналогичных рабочих мест, то есть не менее 20 процентов от общего числа.
Выборочный аудит позволяет выявить большинство типичных ошибок, допускаемых при оформлении кадровых документов.

Где осуществляется кадровый аудит?

Для проведения аудита наши эксперты выезжают к вам на предприятие для работы с персональными документами. В зависимости от штатной численности и периода оценки работа нашего специалиста (специалистов) на территории заказчика занимает от одного до нескольких дней.
После сбора всей необходимой информации мы приступаем к подготовке отчета по результатам проведенного аудита. Невыясненные в процессе изучения кадровой документацией моменты уточняются по электронной почте.

За какой период осуществляется кадровый аудит?

Обычно, отрезок времени, за который производится кадровый аудит составляет от 1 до 3 лет. Если целью кадрового аудита является последующее восстановление кадрового учета, необходимо брать период не менее 3-х лет, так как именно такой срок, как правило, попадает в поле зрения проверяющих органов.

Что является результатом проведения кадрового аудита?

Итогом работы служит письменное заключение с перечнем выявленных упущений или отклонений от требований действующего законодательства со ссылками на соответствующие положения нормативных правовых актов, меры ответственности за выявленные нарушения, а также рекомендации по их устранению.

Кадровый аудит — ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

ООО «ТэКа Групп» ® ведет деятельность с 2007 года и обладает более чем 10-летним опытом проведения кадровых аудитов.

С перечнем Заказчиков и их рекомендациями можно ознакомиться на странице Наши клиенты .

При максимальном уровне качества услуги имеют приемлемую и фиксированную Стоимость.

ВИДЫ КАДРОВОГО АУДИТА:

1. Кадровый аудит «К ПРОВЕРКЕ ГИТ — КАДРЫ»

Является оптимальным видом аудита и заключается в проверке документов в отношении 20 работников, перечень которых определяется Заказчиком. Желательно, чтобы в указанный перечень были включены работники, относящиеся к различным категориям, например:

  • руководящий состав / подчиненные;
  • специалисты / рабочие;
  • работники, имеющие существенный стаж работы / недавно принятые на работу.
Читайте так же:  Регистрация ооо с иностранными лицами

Стоимость кадрового аудита является фиксированной и составляет 129 000 рублей.

Данный вид аудита имеет следующие преимущества:

  1. Доступная фиксированная стоимость позволяет Заказчику проверить все локальные нормативные акты и оценить количество допущенных нарушений в отношении 20 работников, не проводя масштабный и дорогостоящий кадровый аудит всей численности работников;
  2. Непродолжительный период проверки 20 календарных дней позволяет быстро получить экспертное заключение и не затягивать начало работ по устранению выявленных нарушений;
  3. Если по итогам проведения данного кадрового аудита не выявлено критической массы существенных нарушений, вероятность того, что они будут выявлены по итогам проведения аудита в полном объеме, невелика.

В ходе проведения аудита подлежат проверке следующие документы:

1. В области кадрового учёта:

  • трудовые книжки с книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, должностные инструкции;
  • приказы: приём, перевод, увольнение, командировки, отпуска, поощрения, взыскания;
  • личные карточки работников формы Т-2;
  • штатное расписание, график отпусков, табели учёта рабочего времени;
  • соглашения о расторжении трудовых договоров;
  • заявления работников, уведомления работников;
  • договоры о полной материальной ответственности;
  • листы ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2. Локальные нормативные акты:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных, политика обработки персональных данных;
  • коллективный договор;
  • положение об оплате труда и премировании работников;
  • положение о направлении работников в служебные командировки;
  • иные локальные нормативные акты в сфере труда, предоставленные Заказчиком для проверки.

3. В области квотирования рабочих мест:

  • локальные нормативные акты, содержащие сведения о рабочих местах и выполнении квоты;
  • отчеты в центр занятости населения / центр квотирования рабочих мест.

2. Кадровый аудит «К ПРОВЕРКЕ ГИТ — ОХРАНА ТРУДА»

Ззаключается в проверке локальных нормативных актов в сфере охраны труда и персональных документов 20 работников (инструктажи, карты СОУТ, карточки СИЗ, медицинские осмотры, требуемые условия трудовых договоров и пр.).

Стоимость кадрового аудита является фиксированной и составляет 69 000 рублей. Период проверки 20 календарных дней.

В ходе проведения аудита подлежат проверке следующие документы в сфере охраны труда:

  • положение о системе управления охраной труда;
  • программы инструктажей по охране труда;
  • документы по специальной оценке условий труда;
  • инструкции по охране труда (на должности / виды работ);
  • журналы инструктажей работников;
  • удостоверения об обучении;
  • документы по выдаче средств индивидуальной защиты и специальной одежды, смывающих и обезвреживающих средств;
  • документы, подтверждающие прохождение работниками обязательных медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований.

3. Кадровый аудит «В ПОЛНОМ ОБЪЁМЕ»

Проводится в отношении любой обозначенной Заказчиком штатной численности, при одновременной проверке локальных нормативных актов в сфере труда, документов кадрового учета и документов в области охраны труда.

Стоимость кадрового аудита и период проверки зависит от проверяемой численности работников.

4. Кадровый аудит «ДИСТАНЦИОННЫЙ»

Данный вид кадрового аудита обладает следующими преимуществами:

  • невысокая фиксированная стоимость 45 000 рублей (при необходимости проверки документов в сфере охраны труда + 50% от стоимости);
  • сжатые сроки оказания услуги 10 календарных дней с даты предоставления информации.

При проведении данного кадрового аудита осуществляется анализ всех локальных нормативных актов в сфере труда, а также документов кадрового учета в отношении 5 работников Заказчика. Проведение проверки осуществляется без выезда к Заказчику по скан-копиям документов.

По итогам проведения кадрового аудита Заказчик получает развернутое правовое заключение, содержащее информацию по всем нарушениям трудового законодательства. Учитывая, что в большинстве случаев ошибки в документах кадрового учета являются типовыми, проверка подобного рода достаточно эффективна и позволяет в кратчайшие сроки устранить имеющиеся нарушения.

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
  • при смене руководителя организации;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • при изменении системы оплаты труда;
  • при массовом высвобождении работников.
Читайте так же:  Регистрация ооо для участия в торгах

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

  1. Организационный этап.
  2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
  3. Сверка документов.
  4. Проверка кадровой документации.
  5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

  • определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
  • сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
  • определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев);
  • издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

  • коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
  • должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
  • график сменности;
  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

  • журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
  • журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Читайте так же:  Открыть расчетный счет для ооо в открытие

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

Заключительный этап кадрового аудита — оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.

Кадровый аудит

Кадровый аудит – проверка ведения кадровой документации и правильности организации документооборота между управляющим органом компании и её персоналом с целью выявления отклонений от требований трудового законодательства.

Мы рекомендуем проводить сплошной кадровый аудит для юридических лиц и ИП с небольшим количеством сотрудников – до 30-40 человек и выборочный аудит для компаний со средним и крупным штатом.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

Источники

Акт кадрового аудита
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here