Бизнес процесс открытия

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "Бизнес процесс открытия". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

Как создать бизнес-процесс: пошаговый алгоритм | Worksection

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — стандартная последовательность действий (алгоритм), которая помогает доставить ценность клиенту и получить прибыль. Поиск клиентов, наем новых сотрудников, съемка рекламного видео — примеры отдельных бизнес-процессов.

У бизнес-процесса есть две отличительные особенности:

  • Бизнес-процессы повторяются. Например, в видеопродакшене работа с клиентом в основном проходит по одному и тому же пути: компания получает бриф, создает на его основе ТЗ, обсуждает с клиентом, подписывает договор, снимает и монтирует видео, презентует клиенту и получает оплату по договору.
  • Бизнес-процессы проходят через несколько отделов (команд) и должностей. Например, к бизнес-процессу поиска сотрудников могут привлечь трех участников: отдел внешних коммуникаций рассылает анонсы о новых вакансиях, HR-отдел проводит собеседования, руководитель компании окончательно выбирает, кого взять в команду.

В бизнес-процессе есть подпроцессы, которые детализируют крупные шаги. Например, в процессе «Получение оплаты от клиента» подпроцессами могут быть:

  • «Получение оплаты от клиента в рассрочку»;
  • «Получение оплаты от клиента в рамках скидок и акций»;
  • «Получение оплаты от постоянного клиента».

Количество бизнес-процессов зависит от сферы работы компании. Например, архитектурное бюро проектирует частное жилье и шоу-румы для ювелирных брендов. Стандартизировать такую работу не получится, потому что каждый проект уникален. Поэтому такой бизнес называется проектно-ориентированным, и бизнес-процессов в нем значительно меньше, чем в других компаниях.

Моделирование бизнес-процессов

Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.

  • Визуализация с помощью диаграмм;
  • Не требует навыков программирования;
  • Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
  • Интеграция с платформой 1С Битрикс
  • Назначения ролей;
  • Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM

  • Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
  • Ведение штатного расписания;
  • Возможность моделирования бизнес-процессов;
  • Визуализация и контроль системы KPI.

  • Построение любых моделей
  • Проверка моделей на жизнеспособность
  • Авто-генерация документов
  • Точная настройка моделей бизнес-процессов
  • Модели можно перевести в код
  • Выгрузка модели в графическом виде
  • Версия для Mac OS X

9 – Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс – это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Связь бизнес процесса с другими процессами

Инструменты по созданию бизнес-процессов

Существует множество программ, которые упрощают создание бизнес-процессов и помогают отслеживать их качество в реальном времени. Расскажем о трех из наиболее простых сервисов для создания бизнес-процессов. В этот раздел не попали отдельные инструменты типа диаграммы Ганта, канбан-таблиц, мнемосхем, ментальных карт.

Перед тем, как использовать любую программу или сервис для создания бизнес-процесса, советуем прописать несколько процессов на бумаге, чтобы понять логику построения.

Business Studio. ПО, с помощью которого можно не только описать бизнес-процессы, но и разработать систему KPI, бизнес-стратегию, внедрить систему менеджмента качества. Есть интеграция с пакетом MS Office.

Как создать бизнес-процесс в Worksection






Этапы настраиваются исходя из специфики отдела. По аналогии их можно настраивать для любого бизнес-процесса.

Построение бизнес процессов компании и этапы разработки бизнес процесса

Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.

Содержание статьи:

Зачем нужно построение бизнес-процессов?

Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:

  • Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
  • Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
  • Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.

Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:

  • Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
  • Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
  • Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.

4 – Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие “роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

Результат построения схемы бизнес-процессов

Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами чем он связан;
  • какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
  • какие документы применяются в различных операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.

Построение системы процессов в среде Business Studio

Владимир Репин

Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»

Член ABPMP Russia

Консультант по управлению

Кандидат технических наук

В статье обсуждаются вопросы построения системы организации и ее использования в среде моделирования процессов. Представлен пример системы процессов торговой компании, созданной в среде моделирования Business Studio.

Предполагается, что подход автора статьи вызовет интересную и полезную в практическом отношении дискуссию специалистов по .

Методика построения системы процессов компании

В данном разделе представлен авторский взгляд на построение в компании системы (архитектуры) процессов.

Подход к построению системы процессов организации можно сравнить с собиранием пазла. Для того, что собрать картинку из большого количества разрозненных элементов нужно:

  • Визуально представить себе готовую картинку в целом (обычно она приводится на коробке к пазлу);
  • Терпеливо отбирать и складывать нужные элементы между собой.

Очевидно, что в случае потери общей картинки задача сборки элементов пазла существенно усложняется.

Переводя эту аналогию на язык можно сказать, что:

  • Общая картинка пазла — это системное понимание процессов бизнеса на верхнем уровне, и;
  • Отдельные детальные элементы — это деятельность на среднем и нижнем уровне, выполняемая структурными подразделениями организации.

Один из возможных алгоритмов построения системы процессов организации представлен на рис 1.

Рис. 1. Алгоритм построения системы процессов организации

На первом шаге осуществляется разработка модели процессов организации на верхнем уровне. Цель создания модели — понимание того, как устроен бизнес организации. Рекомендуется создавать эту модель, используя принципы определения и построения схем цепочек создания ценности (ЦСЦ). Формируемая модель является структурной. Ее назначение — системно показать процессы компании на верхнем уровне и основные, наиболее важные связи между ними. Для создания структурной модели можно использовать любую, понятную и удобную нотацию ( IDEF0 ). Главное, чтобы эта нотация соответствовала поставленной задаче. Для создания структурной модели можно использовать MS Visio, как наиболее доступный инструмент. На крайний случай, можно нарисовать модель на бумаге.

Читайте так же:  Реорганизация юридического лица сотрудники

На шаге 2 осуществляется анализ деятельности структурных подразделений, выявление и структурирование процессов, которые в них выполняются. В случае, если позволяют человеческие ресурсы, шаги 1 и 2 можно выполнять одновременно. Заметим, что информация о процессах подразделений представляется в табличной форме (в MS Excel).

После получения видения процессов организации в целом (структурная модель процессов на верхнем уровне) и информации по процессам структурных подразделений на шаге 3 формируется первая версия системы процессов организации. Она представляет собой таблицу в MS Excel, включающую несколько столбцов:

  • Номер процесса;
  • Наименование процесса;
  • Ответственный за выполнение процесса руководитель;
  • Участники;
  • Входы;
  • Инициирующие события;
  • Выходы;
  • Завершающие события.

Заметим, что схемы ЦСЦ являются промежуточным, рабочим материалом, необходимым для понимания бизнеса в целом и создания основы, «скелета» системы процессов. Но результат работы (система процессов) представляется в табличной форме.

На шаге 4 выполняется согласование границ процессов по входам/выходам и инициирующим/завершающим событиям. Это довольно длительный и затратный с точки зрения вовлечения человеческих ресурсов этап, но он позволяет сделать систему более адекватной. Как правило, при согласовании входов/выходов структура процессов несколько изменяется. Обратим внимание, что для процессов 1 и 2 уровня нужно согласовывать только границы ответственности руководителей на уровне решаемых задач, достигаемых целей «Стыковка» на уровне реальных рабочих документов выполняется на 3 и 4 уровнях.

По итогам выполнения этого шага формируется вторая версия системы процессов организации. Уточняются должности руководителей, ответственных за выполнение процессов, и состав участников на уровне подразделений и должностей сотрудников.

На шаге 5 осуществляется согласование системы процессов. Результатом является третья, согласованная версия системы процессов. Она является рабочей и используется на следующих этапах проекта внедрения процессного подхода.

Обычно для разработки адекватной бизнесу системы процессов требуется не менее 3–4 итераций. Для компании среднего размера (численность 1000–1500 человек, 100–150 сотрудников руководящего состава) такая работа занимает около 2 месяцев.

Важно, чтобы работу по формированию системы процессов организации выполняли квалифицированные или внешние консультанты. Возможен вариант организации совместной команды. Нежелательно поручать такую важную задачу, как построение системы процессов организации, малоопытным и недостаточно компетентным сотрудникам.

Использование отраслевых решений и материалов других компаний

На практике при построении системы процессов могут использоваться:

  1. Информация по структуре процессов других компаний, работающих в той же отрасли;
  2. Опыт экспертов по выделению и описанию процессов в аналогичных компаниях;
  3. Отраслевые референтные модели разного типа, подходящие для контекста решаемой задачи (например, отраслевая модель APQC).

Если в команде проекта есть эксперты, владеющие указанной выше информацией, то построение системы процессов организации можно выполнять, не разрабатывая схемы цепочек создания ценности ( не формируя структурную графическую модель верхнего уровня). Дело в том, что у таких экспертов уже есть видение того, как работает бизнес, и понимание, как можно структурировать процессы для компаний данной отрасли.

В этом случае берется материал, наработанный в другой компании. Далее он корректируется и уточняется с использованием информации о процессах структурных подразделений рассматриваемой организации.

Необходимость графической модели процессов на верхнем уровне

Отдельно стоит обсудить, насколько полезны графические модели процессов для построения системы процессов. Например, с точки зрения автора, ошибкой является попытка построения многоуровневой системы процессов организации в одной модели IDEF0 (или другой нотации). Если соблюдать формальные правила, то в такой модели может получиться 7–8 уровней декомпозиции. Но реальную ценность для последующего описания и регламентации имеет всего 1–2 нижних уровня, где выполнятся конкретные операции процессов и осуществляется реальный документооборот! Именно на этих уровнях процессы могут быть описаны в формате Work Flow (поток работ), и при помощи этих описаний сформированы регламенты работы сотрудников («регламент процесса», «инструкция по выполнению процесса» ).

Можно сказать, что структурная модель верхнего уровня нужна:

  1. для понимания деятельности организации и создания адекватной системы процессов (в первую очередь, для корректного перехода к процессам уровня Work Flow — «регламентируемым» или «автоматически исполняемым» в BPMS процессам);
  2. Руководителям, которым такая модель нужна для анализа и совершенствования архитектуры бизнеса.

Заметим, что руководители компаний, которые умеют и хотят работать со структурной графической моделью процессов верхнего уровня, на практике встречаются исключительно редко.

Пример построения системы процессов торговой компании

В одной из торговых компаний был инициирован проект построения системы . Поскольку в отдел организационного развития (название изменено) входили квалифицированные и опытные , было решено не разрабатывать цепочки создания ценности, а воспользоваться существующими наработками (специалистов компании и автора статьи). На Рис. 2, например, представлена схема ЦСЦ для торговой компании в максимально агрегированном виде.

Рис. 2. ЦСЦ торговой компании

Данная схема не полностью соответствовала реальности рассматриваемой компании. Ее использовали только в качестве основы для дальнейшего обсуждения структуры процессов на верхнем уровне. Кроме схемы, была использована система процессов другой торговой компании. Также был учтен опыт работы в других компаниях аналогичного профиля.

В результате обсуждения появилась первая версия системы процессов компании. Ее фрагмент представлен на Рис. 3.

Рис. 3. Первая версия системы процессов торговой компании

На рисунке видно, что уровень «подпроцессов» и «операций» не заполнен. Определены только «группы процессов» и «процессы».

После получения первой версии системы, провели серию совещаний с руководителями подразделений, в ходе которых уточнялась структура процессов и определялись подпроцессы. В некоторых случаях, удалось сразу дойти до уровня операций.

В результате анализа процессов структурных подразделений компании, была разработана вторая версия системы процессов. Затем были уточнены ответственные и участники процессов.

В результате ряда обсуждений, корректировок и согласований была получена четвертая версия системы , часть которой показана на Рис. 4.

Рис. 4. Четвертая версия системы процессов торговой компании

Было принято решения описывать на отдельных листах MS Excel процессы:

  1. Центрального офиса (индекс — ЦО);
  2. Распределительного центра (индекс — РЦ);
  3. Типового универсама (индекс — УН).

Засчет такого решения удалось сократить количество процессных групп на каждом листе MS Excel и уйти от создания в системе . Например, если бы деятельность типового универсама описали в общей системе процессов, то возникла бы процессная группа под названием «Процесс универсама». Фактически, это означало бы, что появлялся лишний, практически ненужный уровень декомпозиции. Кроме того, такое представление системы процессов удобно для согласования — можно согласовывать документ по частям. Заметим, что некоторые специалисты предпочитают создавать систему процессов на одном листе.

Читайте так же:  Где хранится оригинал устава ооо

Создание системы процессов в Business Studio

После того, как система процессов была создана и согласована в виде файла MS Excel, было принято решение перенести ее в среду моделирования Business Studio. Данные были предварительно обработаны и загружены в Business Studio. Это легко можно сделать путем пакетного импорта из файла MS Excel. Результат (дерево процессов) представлен на Рис. 5.

Рис. 5. Система процессов торговой компании в Business Studio

Были созданы три папки: «Процессы ЦО», «Процессы РЦ» и «Процессы УН». Внутри этих папок процессы имеют структуру. Четвертый уровень — это уровень операций, выполняемых конкретными сотрудниками подразделений.

На Рис. 6. показан пример описания одного из операционных процессов в нотации «Процедура» Business Studio.

Заметим, что в данном проекте стыковка процессов по входам/выходам в файле MS Excel не осуществлялась. Это решено было делать при последовательном описании и согласовании схем процессов 3 или 4 уровня в Business Studio.

Рис. 6. Описание процессов в нотации «Процедура»

Для того, чтобы можно было моделировать процессы, используя существующие названия подразделений и должностей, в среде Business Studio была описана схема организационной структуры компании. Поскольку она была довольно сложной, пришлось создавать модель на нескольких уровнях (см. Рис. 7 и 8).

Рис. 7. Описание организационной структуры компании в Business Studio

Рис. 8. Описание организационной структуры подразделения компании в Business Studio

После описания ряда пилотных процессов, был разработан отчет, выводящий информацию о процессах в нужном компании виде — «Инструкции по выполнению процесса». Данный документ предназначался для регламентации деятельности конкретных сотрудников компании на операционном уровне.

Заключение

Еще раз обратим внимание на систему процессов в среде моделирования Business Studio, представленную на Рис. 5. Важно, что описание процессов в такой системе можно начинать с третьего или, лучше, с четвертого уровня — там, где есть реальный документооборот. Это означает, что процессы первого и второго уровня вообще можно не описывать! В этом случае исключаются значительные затраты времени на моделирование и согласование «неисполняемых» (в BPMS) и «нерегламентируемых» (слишком общие для этой цели) «процессов» 1 и 2 уровня.

Возможно, такой подход вызовет критику со стороны некоторых системных аналитиков. Но, с точки зрения автора статьи, создание «системных» графических моделей верхнего уровня, непонятных и ненужных руководителям и сотрудникам организации, не является лучшей альтернативой с практической точки зрения.

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса – инструкция для нетерпеливых

Как создать бизнес-процесс: пошаговое руководство

Основные действия — это этапы, из которых состоит процесс. Этапы удобно визуализировать с помощью канбан-таблиц, как мы это делаем в Worksection.

Михаил Рыбаков, автор книги «Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум» советует разбивать бизнес-процесс на 7-12 шагов.

Наше любимое правило: «Если это не записано — этого не существует». К примеру, в колл-центр позвонил клиент и попросил отправить заказ на неделю позже. Менеджер не внес данные в CRM, а позвонил на склад и предупредил о переносе отправки. Если заказ придет клиенту через месяц, кто кто будет виноват: менеджер по продажам, склад или служба доставки? С записью о переносе доставки такого вопроса не возникнет.

Когда в следующий раз будете в McDonald’s, обратите внимание на график уборки в санузле, в котором работники расписываются после каждой уборки. Это — документ бизнес-процесса «Уборка помещений».

Для того, чтобы упростить работу с бизнес-процессом и быстро включать в работу новичков, можно использовать такие инструменты:

  • чек-лист (что нужно сделать для того, чтобы передать ТЗ команде разработки программного обеспечения);
  • технологическая карта (алгоритм приготовления конкретного блюда);
  • фотографии (как выглядит сверстанный брендбук в студии дизайна);
  • схема/блок-схема;
  • видеоролик (демонстрация эффективной презентации финального продукта клиенту);
  • скринкаст (видеоинструкция по работе с лидами в CRM для отдела продаж);
  • скрипт (сценарий проведения переговоров с кандидатом на вакансию);
  • блок-схема.
Видео (кликните для воспроизведения).

О программах для работы с бизнес-процессами мы написали в разделе «Инструменты по созданию бизнес-процессов». Сюда также вносятся все программы, которые так или иначе используются в работе: тайм-трекер, CRM, сервис по созданию ментальных карт, канбан-таблицы и так далее.

9. Определите KPI бизнес-процесса.

  • срок выполнения заказа клиента (в днях);
  • стоимость привлечения клиента (в гривнах).

Каждый KPI — показатель, но не каждый показатель — KPI. Например, в студии 3D-печати срок выполнения заказа клиента может быть одним из KPI, а в архитектурном бюро — не будет.

Еще есть North Star Metric (метрика полярной звезды) — единый показатель, который отражает основную ценность продукта или услуги для клиентов. Например, в e-commerce метрикой полярной звезды будет количество заказов.

10. Свяжите полученную схему с другими процессами.

Из бизнес-процессов формируется архитектура бизнеса — система бизнес-процессов, которые упорядочивают бизнесы и обеспечивают его результативность. Поэтому бизнес-процессы не могут противоречить или конфликтовать друг с другом.

11. Проверьте полученную модель бизнес процесса.

После тестирования вы поймете, насколько верно выполнены все предыдущие шаги. Уже на этом этапе можно думать, как усовершенствовать бизнес-процесс.

7 – Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

5 – Разместите на схеме документы

Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Читайте так же:  Недееспособный учредитель ооо

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

Построение схемы и этапы

Построение можно выполнять по следующему алгоритму:

Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?

Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами и чем он связан;
  • какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
  • какие документы используются и в каких операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.

Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.

Пример схемы бизнес-процессов

8 – Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании

Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:

  • Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
  • Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
  • Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
  • Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.

1 – Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.

С чего начать построение бизнес-процессов?

Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.

Схема создания бизнес-процессов компании

Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю. Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования. Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.

6 – Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

3 – Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

Зачем нужен бизнес-процесс?

Бизнес-процесс описывает то, как вы работаете. С описанием работы легче добиться четкого выполнения процесса. Здесь действует правило: «Если это не написано — этого не существует». Когда бизнес-процесс прописан, его можно совершенствовать, а значит — повышать прибыль компании и удовлетворять потребности клиента. Также с бизнес-процессами вы снижаете зависимость от персонала, так как в бизнес-процессе участвуют не отдельные люди, а должности и отделы. Поэтому хорошо проработанный процесс понятен даже новичкам.

С помощью описанных и внедренных бизнес-процессов можно решать такие проблемы:

  • конфликты между отделами и командами. Для решения каждого конфликта приходится привлекать топ-менеджеров.
  • бизнес растет, но затраты растут намного быстрее.
  • стало больше проблем, связанных с обслуживанием клиентов и производством: срыв сроков доставки, хамство сотрудников колл-центра, брак товара.
  • сотрудникам, особенно новым, тяжело понять, кто и за что отвечает в компании;
  • внедрение чего-то нового (оптимизация расходов, переход на Agile) встречает постоянное сопротивление сотрудников.

На первый взгляд, бизнес-процессы — не самое главное. Вначале нужно повысить продажи, разобраться с персоналом, проанализировать конкурентов. Потом, если будет свободное время, можно прописать бизнес-процессы. Это ошибка. Именно процессы определяют то, как компания работает: ищет сотрудников, решает задачи клиентов, масштабируется.

2 – Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

Как построить схему бизнес-процессов?

Этапы составления бизнес-процессов:

  1. Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
  2. Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
  3. Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
  4. Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
  5. Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
  6. Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
  7. Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
  8. Определение показателей эффективности.
  9. Связывание схемы с прочими процессами.
  10. Проверка структуры полученной модели.

10 – Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
  • С какими процессами он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
  • Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.

В марте и апреле в Москве я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

Как описать бизнес процесс

Существует два диаметрально противоположных подхода к началу описания бизнес-процесса. Некоторые учебники рекомендуют сначала описать все текстом, пошагово, и только потом переходить к графике. Другие советуют сразу моделировать графическую нотацию, а потом описывать ее текстом по мере необходимости.

Читайте так же:  Открытие кальянной с нуля бизнес план

Я считаю, что начинать с текста – это путь в никуда. Потому что вы таким образом получаете на первом этапе много текстовой информации, в которой даже самому можно запутаться. Кстати, это происходит не так редко, как может показаться. Тем более, ваши заказчики будут долго и с трудом разбираться, что вы им хотите донести.

Другое дело – графическая нотация, где наглядно видно, какое действие выполняется на каждом этапе, где находится «условная вилка» и т.д. В этом случае любые ошибки и недочеты становятся очень заметны.

Я рекомендую такую последовательность действий:

  1. Цель описания бизнес процесса
  2. Цели бизнес процесса
  3. Поговорить с руководством в отделах которые работают в бизнес процессе
  4. Поговорить с сотрудниками
  5. Выявить наиболее важные задачи бизнес процессе
  6. сделать первый вариант бизнес процесса
  7. Выявить начало и конец процесса, начало должно быть только одно, финалов много.
  8. Составить список задач с условиями
  9. Обсудить детали с руководством и с ключевыми сотрудниками
  10. представить финальный вариант
  11. Подготовить текстовое описание бизнес процесса

Такой подход экономит время и вам, и заказчику. И что еще важнее, гарантирует взаимопонимание. Но давайте разберемся шаг за шагом, с чего начинать и как действовать.

1. Описать цель описания бизнес процесса

Цель описания бизнес процесса ни в коем случае не надо путать с целью самого бизнес-процесса. Это разные этапы работы.

Цель описания бизнес-процесса – это задача, которая стоит перед вами. Например, это может быть автоматизация процесса продажи, автоматизация приема заявки, процесса управления снабжением и т.д.

Также целью описания может быть не автоматизация, а реинжиниринг или, говоря проще, оптимизация бизнес-процесса. В этом случае вам сначала понадобиться сделать описание «как есть», и только потом его оптимизировать.

Примеры подобных задач: «Оптимизация процесса бизнес-контроля» или «Реинжиниринг процесса планирования».

Т.е. первый этап – это четкое понимание, а еще лучше, сразу краткое текстовое описание того, зачем вы вообще выполняете эту работу.

2. Описать цели бизнес процесса

Теперь необходимо четко обозначить цели самого бизнес-процесса. Т.е. те финальные результаты, к которым необходимо прийти.

Напоминаю, что в отличие от технологического процесса у бизнес-процесса может быть несколько финалов. Но их число всегда ограничено, и все их необходимо перечислить.

Очень важно, чтобы бизнес-процесс начинался и завершался так, как было запланировано. По сути, таким образом, мы обозначаем точку «выхода», т.е. то, что мы обязательно должны получить в том или ином случае.

Например, процесс продажи или обслуживания клиента может иметь два очевидных финала:

  1. Сделка завершена успешно.
  2. Сделка проиграна (клиент отказался от сотрудничества).

Оба эти финала должны быть запланированы заранее. Причем, в случае проигранной сделки, обязательно нужно заранее определить, в каких случаях может возникнуть такой вариант выхода из бизнес-процесса, ведь заказчик может отказаться от сделки на разных этапах и по разным причинам. Здесь очень важно определить оптимальные варианты выхода из сделки.

Почему так важно четко определить цели бизнес процесса? Очень важно в любом процессе на выходе получить максимум информации о том, как он проходил, где и на каком этапе завершился, где и по каким причинам он сорвался, или, наоборот, что сделали, чтобы процесс прошел успешно.

3. Поговорить с руководством отделов, которые работают в бизнес процессе

Теперь, когда поставлены все необходимые цели, пришло время обсудить нюансы работы с руководителями отделов, которые будут учувствовать в бизнес-процессе.

Важно понимать, что где бы и с кем вы ни работали, вы всегда будете сталкиваться с определенной иерархией внутри организации. Скорей всего, первый этап переговоров у вас будет происходить на уровне руководства. Но дальше вам необходим контакт с подразделениями, которые задействованы в бизнес-процессе. Нужно выявить тех сотрудников, которые будут учувствовать в нем непосредственно. Для этого вам понадобится общение с руководителями этих подразделений.

Важно понимать что иногда вам не нужно будет говорить с каждым с кем запланировано, кто нибудь из руководства может вам рассказать и за себя и за других людей. Соблюдайте меру, не будьте роботом.

4. Поговорить с сотрудниками

Далее, уже с согласия и, возможно, при участии этих руководителей, имеет смысл пообщаться с лучшими сотрудниками. Я их называю обычно «звезды». Это те люди, которые в текущих условиях выполняют свою работу наиболее эффективно. Информация от них поможет вам понять, как составить бизнес-процесс наилучшим образом.

Список звезд вы должны получить от руководства отделов, это может быть один или несколько человек.

5. Выявить наиболее важные задачи в бизнес-процессе

На основе собранных интервью сотрудников и руководства подразделений нужно определить наиболее важные и значимые задачи.

Здесь важно понимать, что каждый сотрудник считает свою работу – самой важной. Почти все уверены, что именно качество их работы лежит в основе результатов коллег и других подразделений. С психологической точки зрения это вполне понятно, более того, разумный руководитель даже стимулирует такое отношение к своей работе у подчиненных.

Но вам важно понять, что действительно значимо с точки зрения бизнес-процесса, а что – нет. Иначе, если вы будете записывать каждое мелкое действие каждого сотрудника, вы сами «заблудитесь» в собственных заметках или переплетениях графической нотации, перегруженной лишними подробностями.

Скорей всего, вам совсем не нужно знать, когда по правилам сотрудник перезагружает компьютер или какой из бланков он использует для оформления делового письма, а какой – для коммерческого предложения. В случае необходимости такие мелкие подробности можно будет уточнить потом, например, для программиста, который будет создавать форму делового письма.

Учитесь выявлять важное и отсекать ненужное. Что именно на самом деле важно, в каждой организации и в каждой ситуации индивидуально. Вы – специалист, и вы должны уметь выявлять то, что действительно требуется для моделирования бизнес-процесса. При этом вы будете исходить из контекста, из поставленной задачи, из ресурса финансового и временного и т.д.

Очень важно понимать что на самом деле вы всегда сможете добавить что то, даже если вы убрали это ранее. Ведь при обсуждении вам скорее всего укажут на вашу недоработку тот кого вы до этого интрвьюировали.

6. Выявить начало и конец процесса

Вы уже определяли цели процесса, теперь, после общения с сотрудниками компании-заказчика, их можно и даже нужно уточнить. Кроме того, на этом этапе нужно четко обозначить начало процесса, с учетом всех входящих данных.

Читайте так же:  Два учредителя ооо как назначить директора

Помните: финалов у бизнес-процесса может быть несколько, начало – всегда одно. В принципе в пункте 2 вы уже описали финалы, но важно понимать что на данном этапе вы пишете конкретно где и сколько будет финалов.

7. Составить список задач с условиями

Определите основные задачи, которые должны быть решены для достижения результата. Вы уже представляете, как работают сотрудники компании. Опыт и знания позволяют вам понять, как они должны работать, например, после внедрения автоматизации. И вы можете определить «ключевые моменты».

Например, в процессе продажи это может быть получение контактных данных у лида, чтобы иметь возможность вести с ним переговоры. Далее, согласование цены или ассортимента и т.д.

Условия или развилки — это места в в вашем описании бизнес процесса где действия процесс будет делиться в зависимости от условия. Обычно условия могут быть “или” или “и”. В зависимости от нотации количество видов развилок может варьироваться.

8. Сделать первый вариант бизнес процесса

Пришло время заняться созданием самого бизнес-процесса. Я обычно называю первый вариант черновым, но, тем не менее, показываю заказчикам. Именно в качестве черновика.

Необходимо уметь донести до своих клиентов, что это такое и зачем вы им показываете «черновик». Они должны понимать, что вы – специалист в своем деле, но не в особенностях работы их бизнеса. И только совместная работа над бизнес-процессом поможет добиться наилучшего результата. Потому вы составляете «черновой» вариант бизнес-процесса, а они его изучают, скорей всего, на уровне руководителей тех самых подразделений, которые будут по этой схеме работать. И вносят свои пожелания и уточнения.

На своем опыте я также понял, что оптимальное решение – разослать черновой вариант бизнес-процесса заранее всем заинтересованным лицам, например, за 1-2 дня до дня встречи или онлайн-конференции. Графические нотации читаются просто, они понятны интуитивно даже не специалистам, особенно, если составлены грамотно. Нужно стараться делать ваши нотации как можно более понятными. Впрочем, при необходимости вы можете составить краткое пояснение для каких-то сложных или особо важных этапов.

Дайте людям время на изучение бизнес-процесса. Пусть они составят свои вопросы и уточнения заранее. Конечно, никто не гарантирует, что они найдут время и прочитают нотацию заранее. Но все же старайтесь сделать так, чтобы заинтересованные люди успели ознакомиться с вашим «черновиком», и, что еще важнее, смогли понять, что именно вы предлагаете.

9. Обсудить детали с руководством и с ключевыми сотрудниками

Далее следует этап обсуждения. Здесь важно, с одной стороны, внимательно прислушиваться к мнению руководителей подразделений и самих сотрудников, учитывать нюансы, которые вы могли не совсем верно понять при первом интервью. Но также помните, что эксперт в этом случае – вы. Именно вы знаете, как лучше. А потому везде, где сотрудники компании будут стремиться вернуть процесс на «привычные рельсы», а они будут это делать с высокой вероятностью, проявляйте твердость. Они хорошо знают «как есть», а вы – «как должно быть».

10. Представить финальный вариант

Черновых вариантов может быть более одного, особенно, если бизнес-процесс сложный и специфический. Но в любом случае, этот процесс согласования не может продолжаться бесконечно. Лучше всего, если заказчик будет понимать заранее, что вы готовы дорабатывать 1,2 или 3 раза. Но не более. Тогда и обсуждение будет максимально конструктивным.

После согласований вы создаете финальный вариант графической нотации.

11. Подготовить текстовое описание бизнес процесса

Текстовое описание бизнес-процесса следует готовить после всех согласований. Подробно описывать имеет смысл только финальный вариант. Здесь уже вы готовите текстовое описание как документ, прилагаете к нему план работ и т.д. На основании графической нотации и этого описания вы в дальнейшем будете работать.

Правила описания бизнес-процесса

Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно считать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы.

Вопросы и ответы

Какое количество элементов должно быть в описании бизнес-процесса?

Важно понимать, что чем больше элементов в бизнес-процессе, тем более он подробный и детальный. С другой стороны, обилие элементов делает ваш бизнес-процесс запутанным и повышает вероятность ошибки. Вы на этапе постановки задач уже определили действительно важные. Ориентируйтесь на них.

Лично я считаю, что 40-50 элементов в бизнес-процессе – это допустимый максимум. Это тот объем, который люди могут воспринять. Если необходима на каком-то этапе большая детализация, создавайте отдельные подпроцессы. Здесь главное, чтобы прочесть правильно нотацию смогли и вы, и ваши заказчики. Иначе проблем, недовольства и переделок не избежать.

Как описывать задачи текстом и делать текстовые пояснения в нотации?

Я всегда во время интервью обращаю внимание на то, какие термины, какой сленг используют сотрудники компании. Например, если они привыкли говорить «потенциальный клиент», я не буду писать «лид», хоть это одно и то же. Я постараюсь пользоваться привычной им терминологией.

В черновом варианте можно также пользоваться словами типа «платежка» вместо платежного поручения и т.д. На этом этапе самое главное – взаимопонимание. А люди всегда быстрее понимают привычный им сленг.

В финальном варианте и документе описания уже стоит применять грамотную терминологию и приложить словарь терминов (глоссарий).

В какой нотации лучше описывать бизнес-процесс?

Видео (кликните для воспроизведения).

Я считаю, что лучше всего использовать либо BPMN, либо IDEF3. Подробно я о них здесь не буду говорить, но основное отличие заключается в том, что в IDEF3 вы можете декомпозировать элементы, а в BPMN такая возможность отсутствует. С другой стороны, в BPMN вы можете создать около 40-50 элементов, т.е. подробно описать большой процесс. В IDEF3 допустимое число элементов меньше. Потому здесь не выйдет изобразить большой бизнес-процесс, зато можно часть процессов представить «черными ящиками», после чего декомпозировать их в подпроцессы.

Источники

Бизнес процесс открытия
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here