Что входит в кадровый аудит

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "Что входит в кадровый аудит". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

СРОК ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Сроки проведения кадрового аудита зависит от вида и объема проверки документации, но обычно они составляют:

Выборочный кадровый аудит — от 1 до 3 дней;
Обзорный кадровый аудит – от 2 до 7 дней, в зависимости от количества сотрудников.

ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Наши специалисты подробно расскажут Вам об этапах проведения кадрового аудита и ответят на все интересующие Вас вопросы,

1. Первичная оценка Вашего кадрового учета, для составления индивидуального коммерческого предложение, подписание договора на проведение кадрового учета, оплата услуги.

2. Составление плана проверки. На данном этапе наш сотрудник составляет план проверки и согласовывает его с руководством компании.
3. В офисе заказчика, наш специалист проводит аудит кадровых документов, в ходе которого выполняется просмотр и фиксирование документации, которая обязательна для всех организаций, а так же документов которые обязательны только для специфики Вашего бизнеса, помимо документов наш специалист просматривает так же базу данных по сотрудникам Заказчика в программе 1С.
Звоните: +7(495) 649-81-05

СТОИМОСТЬ КАДРОВОГО АУДИТА

Стоимость услуг кадрового учета зависит от вида кадрового аудита, объема работ, численности персонала и специализации Вашего бизнеса.

Содержание услуги

Стоимость

Выборочный кадровый аудит, проверка личных дел сотрудников или локально-нормативных актов, выбранных заказчиком по каким-то определенным критериям. Например: трудовые договора, личные карточки сотрудников, приказы и пр. Такой аудит помогает определить зоны риска и типичные ошибки в кадровом учете.

1000 руб./сотрудник, но не менее 15 000 руб. за услугу

Обзорный кадровый аудит, включает:
— Проверка локально-нормативных актов;
— Проверка наличия и правильности составления документов по учету кадров;
— Проверка и регистрация кадровых приказов;
— Проверка личных дел сотрудников;
— Проверка порядка ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами.

до 10 сотрудников.

**В стоимость услуг не входит:

— устранение нарушений, выявленных в ходе кадровой проверки силами наших специалистов;
— повторная проверка кадровой документации, если заказчик устранил нарушения своими силами;
— разработка локально-нормативных актов под специфику Вашей компании.

Стоимость дополнительных услуг зависит от объемов работ наших специалистов.

Звоните: +7(495) 649-81-05

Понятие кадрового аудита

Кадровый аудит — это оценка организационной структуры компании и ее системы управления персоналом. Она является независимой и проводится комплексно, что имеет наибольший положительный эффект для фирмы.

Если рассматривать это понятие подробнее, то под ним подразумеваются проверка и анализ всей документации, связанной с кадрами и не только. Проверяется соответствие нормам законодательства РФ (трудовому, налоговому и другим кодексам и законам) и последним изменениям в нем. Также затрагивается и сама работа кадров, что проверяется путем анализа экономических показателей.

Невозможно не согласиться с масштабностью и пользой для всех сторон этого вида аудита.

Проведение и результат

Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации. Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов). Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами.

  1. Выборочный — занимает меньше времени и направлен на поиск несоответствий в проблемных и слабых местах кадровой службы.
  2. Полный — проверяется весь объем в течение длительного времени. По его итогам устраняются все возможные ошибки, и дается полный комплекс рекомендаций по улучшению работы с кадрами.

Найденные несоответствия и нарушения обычно расписаны по пунктам. При этом дается описание того, как внести необходимые исправления, и сроки, в которые кадровая служба должна это сделать.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

РЕЗУЛЬТАТЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Отчет о кадровом аудите, представленный в письменном виде, в котором обозначаются все кадровые документы Вашей компании, которые были проверены.

Список нарушений в компании, который предоставляется Вам в отдельном документе расскажет Вам о нарушениях, которые требуется устранить в ближайшее время, чтобы оградить компанию от возможных трудовых споров с сотрудниками и претензий со стороны Государственной инспекции труда.

Экспертное заключение по кадровому аудиту, в котором подробно излагаются все выявленные в процессе кадрового аудита проблемы и риски, которые ожидают компании, если она не устранит нарушения. Кроме того, в заключении по кадровому аудиту Вы найдете рекомендации наших специалистов, нацеленные на улучшение работы отдела кадров.

Свидетельство об успешном прохождении кадрового аудита за указанный Заказчиком период. Данное свидетельство выдается в том случае, если в ходе проверки не было выявлено никаких кадровых нарушений или же после устранения Клиентом данных нарушений и повторном проведении кадрового аудита.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

Отчетность по аудиту

Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам. Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.

Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно. Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки. Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.

Польза для фирмы

Аудит кадровой политики дает огромный положительный эффект компании. Именно после его проведения можно быть уверенным в том, что вся документация оформлена в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве.

Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок. То же относится и к фирме.

Также аудит кадровой документации дает гарантию того, что при возникновении спорных ситуаций и решении их в судебном порядке у компании не возникнет дополнительных проблем и штрафов за нарушения при оформлении. Это не только экономит деньги владельца, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Кадровый аудит организации: польза, виды и порядок проведения

Основная задача кадрового аудита организации – проверить насколько правильно организовано кадровое делопроизводство в той или иной компании и соответствует ли кадровый учет требованиям норм трудового права. Законодательство не требует проведения аудита, но благодаря такой услуге можно узнать, находятся ли документы кадров в полном порядке и не запущены ли дела. Это профилактическая мера, позволяющая избежать возможного недовольства со стороны органов, правомочных проводить проверки.

Когда именно нужно проводить кадровый аудит?

Кадровая документация персонала проверяется в определенных случаях:

  • При изменении законодательства.
  • При приеме дел организации новым руководителем. Обычно такой человек желает знать, нужно ли что-то исправлять в кадровом делопроизводстве.
  • Если сменился специалист, который занимался наймом персонала. В этом случае особенно важен кадровый аудит организации, так как его проведение покажет, угрожают ли санкции со стороны контролирующей инспекции.
  • При введении новых условий труда, трудового распорядка.
  • Перед проверкой компании контролирующими органами.

Заказывая кадровый аудит организации, вы получите не просто проверку документации кадров. В данную услугу входит решение и других задач.

Какие задачи решает кадровый аудит

Выявляем все проблемы управления работниками. Предоставляем сведения о персонале, а также:

  • Предлагаем оптимальным методы восстановления кадрового учета, учитывая требования законодательства.
  • Выявляем нарушения закона (если они есть) и обеспечиваем законное устранение.
  • Обнаруживаем риски и минимизируем их.
  • Предотвращаем возникновение конфликтных ситуаций посредством восстановления документации.
  • Оцениваем, насколько хорошо относится персонал отдела кадров к своим обязанностям.

Благодаря кадровому аудиту организации можно своевременно устранить все недочеты, свести к минимуму риски штрафов за нарушение трудового законодательства и конфликты с персоналом. В итоге даже улучшится трудовая дисциплина. Ведь персонал увидит, что руководитель с ответственностью подходит к трудовым правам.

Виды кадрового аудита

Всего существует три вида:

Порядок проведения аудита

Регулируется Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами. Заказать оценку может как руководитель компании, так и специалист по кадрам.

В интервью с заказчиком мы определим цели кадрового аудита организациии метод его проведения. Затем:

  • Составим план и список подлежащих проверке документов.
  • Проанализируем документацию соответственно категории работников и проверим их личные дела
  • Осуществим обработку полученных данных и составим отчеты. Это завершительный этап.

Весь процесс мы излагаем на бумаге. По завершении выдаем экспертное заключение. В нем будут содержаться важные сведения: на каком основании проводился кадровый аудит организациии кто его проводил, задачи, цели и метод оценки, информация о возможных рисках, выявленных нарушениях и способах их исправления.

Готовое экспертное заключение предоставляется заказчику. В отчет также могут входить рекомендации по совершенствованию управления сотрудниками и модернизации использования потенциала работников компании.

Кадровый аудит

Кадровый аудит организациям необходим в следующих случаях:

· При смене работников отдела кадров;

· При изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадрового документооборота;

· При обращении работников в трудовую инспекцию;

· При подготовке к проведению проверок со стороны трудовой инспекции и других государственных органов.

Наша компания проводит кадровый аудит следующих видов:

  • Полный кадровый аудит включает проверку локально-нормативных актов; проверку наличия и правильности составления документов по учету кадров; проверку регистрации кадровых приказов; проверку личных дел сотрудников; проверку порядка ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами.
  • Выборочный кадровый аудит по сотрудникам предполагает проверку кадровых документов по выбранному заказчиком сотруднику на предмет соответствия требованиям Трудового кодекса РФ.
  • Выборочный кадровый аудит по документам, выбранным заказчиком. Например: трудовые договора, личные карточки сотрудников, приказы, локальные акты и другие.

Кадровый аудит проводится нашими специалистами с использованием собственных методик, а также с использованием Проверочных листов, утвержденных приказом Федеральной службы по труду и занятости от 10 ноября 2017 г. № 655 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Результатом проведения кадрового аудита является подробный отчет с перечнем выявленных нарушений, оценкой их возможных последствий и конкретными рекомендациями по их устранению.

Видео (кликните для воспроизведения).

В ходе оказания услуг наши специалисты изучают следующие документы:

Кадровый аудит

Готова ли Ваша компания к визитам трудовой инспекции и проверкам контролирующих кадровую деятельность органов? К сожалению, больше 93% компаний не могут положительно ответить на этот вопрос, так как сомневаются в правильности ведения кадровой документации в своей фирме.

Но ведь есть простой и действенный способ защиты своего бизнеса – кадровый аудит.

Кадровый аудит организации поможет защитить Ваш бизнес от трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, а так же от административных нарушений.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Кем выполняется кадровый аудит в организации?

Кто уполномочен осуществлять данную процедуру? Эту миссию может выполнить кадровая служба компании или сторонние специалисты из фирм, предоставляющих подобные услуги.

Оба варианта приемлемы для любых организаций. При проведении проверки собственными силами необходимо создать комиссию. В нее должны входить квалифицированные специалисты, которые имеют знания и опыт, касающиеся законодательства, делопроизводства и работы с документами. Это позволит выявить нестыковки, нарушения и несоответствия либо их отсутствие.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Приглашение аудиторов со стороны

Если руководство сомневается в компетенции своих менеджеров по кадрам, то лучше воспользоваться вторым вариантом. Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.

Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты. Сотрудник, который постоянно занимается одной и той же работой, может просто не замечать, что допускает ошибки, а приглашенные аудиторы их с легкостью увидят.

Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения. И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.

Не стоит обращать особое внимание при выборе такой компании на рекламу. Лучше узнать репутацию по отзывам других компаний, которые пользовались услугами сторонних аудиторов. Это позволит избежать некачественной проверки и сотрудничества с недобросовестным аудиторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства

Во многих фирмах возникают ситуации, когда необходимо убедиться в качестве работы кадровой службы и в том, что все их задачи выполняются правильно. Поможет в этом аудиторская проверка. Кадровый аудит — это то, без чего не обходится ни одна организация. Эта процедура помогает избежать многочисленных проблем и оптимизировать работу кадров на предприятии.

Методы аудита

Какие есть способы осуществления данной процедуры? Аудит кадрового делопроизводства может проводиться с применением таких методов, как:

  • Организационно-аналитические — проводится проверка отчетов, документов и трудовых показателей. Выявление и своевременное исправление ошибок в этом блоке позволяют избежать ответственности (от уплаты штрафов до уголовного наказания).
  • Социально-психологические — разные виды опросов и беседы с персоналом. Их результатом является получение представлений о желании сотрудника работать в организации, о способах мотивации, об адаптации и отношениях в коллективе. Этот метод позволяет найти более простые и результативные пути увеличения работоспособности персонала.
  • Экономические методы — сравнение различных показателей с общепринятыми и внутриотраслевыми нормативами. Помогают выявить, насколько результативен труд работников компании.

Перечисленные методы аудита эффективны как при комплексном использовании, так и при самостоятельном. Каждый из них несет большую пользу для фирмы, выявляя проблемные места и помогая определить методы решения трудностей. Вместе они охватывают все области, которые влияют на производительность труда и прибыль компании.

Ситуации, когда проверка необходима

Проведение кадрового аудита нужно выполнять в следующих случаях.

  1. При смене сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации. Это позволит обнаружить и устранить ошибки и облегчит вступление в должность новому работнику.
  2. При изменениях в законодательстве — все документы должны соответствовать действующим нормам, и необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу.
  3. При смене руководства компании. Вступая в должность, новый начальник должен быть уверен в том, что нет никаких нарушений, и работа может продолжаться в том же темпе, в котором и шла.
  4. Перед различными проверками со стороны. Это придаст уверенности не только подразделению, но и всей фирме в том, что соблюдается закон по отношению к работникам.
  5. При желании проверить или улучшить работу кадровой службы. Выявленные проблемы говорят о слабых сторонах отдела кадров и показывают направление для его совершенствования.

Но, безусловно, лучше эту процедуру сделать постоянной (например, раз в квартал или полугодие). Это будет занимать не так много времени и сил на ее проведение и принесет организации намного больше пользы, чем разовая проверка.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМ КАДРОВЫЙ АУДИТ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Снижение возможных рисков и финансовых потерь от административных штрафов, за нарушение кадрового законодательства.

2. Услуги кадрового аудита минимизируют риски, связанные с трудовыми спорами и жалобами со стороны работников в правоохранительные и контролирующие государственные органы.

3. Грамотное и эффективное построение кадровой политики в Вашей компании.

4. Кадровый аудит поможет руководителю определить уровень квалификации работников кадрового отдела в организации, ведь наличие ошибок в кадровом учете и штрафов – вина кадровика.

Кадровый аудит от компании «Консенсус» — это уверенность в правильном оформлении кадровой документации.

Звоните: +7(495) 649-81-05

Так же мы предлагаем и другие кадровые услуги: постановка кадрового учета, ведение кадровой документации, восстановление кадровых документов, проведение кадрового аудита и аттестации персонала.

Кадровый аудит своими руками

У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. В действительности, деятельность кадровой службы любой компании, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, а также системного подхода к ее организации.

Кадровый учет – это сложная и многогранная сфера деятельности. Правильность ведения кадрового учета позволяет работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда. Это стало особенно актуально после вступления в силу поправок в кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации, привнесших значительное увеличение финансовых санкций за нарушения в данной области. Также необходимо учитывать и позицию Верховного Суда Российской Федерации, высказанную в Постановлении от 15.08.2014 № 60-АД14-16. Смысл указанного акта высшей судебной инстанции заключается в том, что каждый из выявленных фактов нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения. Это позволяет умножить сумму штрафа, предусмотренную в КоАП РФ, на количество нарушений. Исходя из данных обстоятельств, возникает желание провести ревизию кадровых документов.

Какие же ситуации обуславливают необходимость проведения кадрового аудита? В качестве примера можно привести несколько случаев, когда настоятельно рекомендуется осуществить указанные процедуры.

1. В целях самопроверки – в любое время.

2. При смене лица, ответственного за кадровое делопроизводство — в целях оценки принимаемого массива документов.

3. При смене руководства или учредителей организации — в целях оценки возможных рисков.

4. В ожидании плановой или внеплановой проверки.

5. При проведении аудита дочерних организаций, филиалов, обособленных подразделений или организаций холдинга.

Основная цель кадрового аудита – снижение рисков нарушений трудового законодательства. Кадровый аудит можно проводить в различных вариациях, в зависимости от требований, продиктованных реалиями компаний, например:

  • полный аудит, представляющий собой проверку всего массива кадровой документации за определенный временной период;
  • целевой аудит, который можно характеризовать как проверку конкретных кадровых процедур или в связи с необходимостью выявления или подтверждения отсутствия на предприятии нарушений определенных норм права.
  • выборочный аудит, когда проводится проверка кадровой документации в отношении определенного количества работников организации. Такой вариант подходит для быстрой и примерной оценки рисков организации. Ведь если выявлена критичная масса нарушений в отношении группы работников, то, скорее всего, эти нарушения будут прослеживаться и в отношении всей организации.

Кадровый аудит невозможно провести по какому-то общему плану, ведь компании разные, каждая имеет свою специфику и все это преломляется через призму конкретных ситуаций. Можно выделить несколько срезов проведения такой проверки:

  • проверка наличия и качества документации;
  • проверка по конкретным кадровым процедурам;
  • проверка по определенным нарушениям.

Сочетание нескольких срезов проверки дает возможность максимально выявить недостающие или некорректные документы кадрового делопроизводства.

Если нам предстоит осуществить кадровый аудит, к примеру, в одной из организаций холдинга, а сведений о ней изначально недостаточно, то сначала необходимо собрать предварительную информацию, которая подскажет, какие направления надо проверять. Нам необходимы данные о самой организации, включая название, время создания, вид деятельности, наличие обособленных подразделений, были ли какие-либо изменения; количество и категории сотрудников; режимы рабочего времени, существующие в организации; какие имеются текущие споры с сотрудниками; виды договоров с физическими лицами (ТД и ГПД); существующие системы оплаты труда. Надо внимательно изучить учредительные документы, ведь в уставе может быть прописан порядок и условия назначения генерального директора и ключевых сотрудников организации, а также могут содержаться и иные условия, имеющие прямое отношение к кадровой работе.

На основании этой информации составляем список обязательных для нашей организации документов. В законодательстве нет единого для всех перечня обязательных документов, и его составление зависит от особенностей организации.

Следуя требованиям, содержащимся в различных статьях ТК РФ и иных нормативно-правовых актов, составим примерный перечень необходимых документов:

1 группа – это локально-нормативные акты.

  • Правила внутреннего трудового распорядка – обязательны для всех работодателей. Содержание и порядок утверждения регламентированы ст.ст.189 и 190 ТК РФ.

— Положение о персональных данных – обязательно для всех работодателей, на что указывают ст.ст. 86, 87, 88 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

  • Штатное расписание. Роструд в издаваемых им циркулярах неоднократно относил штатное расписание именно к этой категории актов, поэтому, следуя его позиции, также отнесем его к локально-нормативным актам. То, что это — обязательный документ, указано в ст. ст.15, 57 ТК РФ.
  • Положение об оплате труда, премировании или иной локально-нормативный акт, регулирующий эти вопросы. Ст.135 ТК РФ говорит о том, что система труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. Если речь идет о чистом окладе, часовых или иных тарифных ставках, то естественно, мы не можем говорить ни о какой системе, но как только появляются премиальная часть или какие-то надбавки, то мы уже имеем систему оплату труда, которую необходимо прописать в локально-нормативном акте работодателя, например, это может быть Положение об оплате труда.
  • Положение об аттестации – ст. 81 ТК РФ, в случаях, если организация ее проводит.

Положение о коммерческой тайне — если в трудовых договорах установлена необходимость сохранять коммерческую тайну, то такой локально-нормативный акт должен быть в организации (Федеральный закон №98-ФЗ от 29.07.2004 «О коммерческой тайне»)

2 группа – это организационно- распорядительные документы, включая книги учета и журналы.

3 группа – это индивидуальные документы.

  • Трудовой договор (на всех сотрудников) и дополнительные соглашения при необходимости – обязательны для всех работодателей ст.ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ
  • Приказы по личному составу и о предоставлении отпусков (включая приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков за ребенком, отпусков без сохранения з/п, ежегодных отпусков)
  • Заявления об увольнении по собственном желанию, и другие документы, являющиеся основанием для увольнения, а также иные документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу
  • Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)
  • Личные карточки Т-2 на всех работающих и уволенных сотрудников – обязательны для всех работодателей
  • Трудовые книжки, оформленные на всех сотрудников, работающих в организации свыше 5 дней, кроме совместителей; трудовые книжки уволенных сотрудников, не получивших трудовую книжку на день увольнения; «Чистые», незаполненные бланки трудовых книжек и вкладышей – обязательны для всех работодателей — ст. 66 ТК РФ, Правила №225, Инструкция №69
  • Договора о полной материальной ответственности – обязательны при наличии, ст. 243, 244 ТК РФ

4 группа – это документы по охране труда.

Правила и инструкции по охране труда, комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, положение об организации работы по охране труда, журналы инструктажей, программы и график проведения инструктажей, результаты специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест, предварительные и периодические медосмотры работников согласно Приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

  • — работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ, раздел X ТК РФ).

Повторюсь, это лишь примерный перечень обязательных документов, в каждой организации он может быть уменьшен или дополнен в зависимости от конкретных ситуаций.

Также следует отметить, что с января 2017 года вступают в силу поправки в Трудовой кодекс РФ (вносимые законом от 03.07.2016 N 348-ФЗ), которые корректируют перечень обязательных кадровых документов для микропредприятий. Согласно ст.309.2 Трудового кодекса РФ работодатели, относящиеся к микропредприятиям вправе будут отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). Вопросы же регламентирующие трудовые правоотношения, в таких случаях, должны будут включены в трудовые договоры, типовая форма которых утверждается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Проверив наличие необходимой документации, следует оценить её содержание: наличие необходимых реквизитов, соответствие положений текста конкретной норме права, правильность внесения и достоверность подписей об утверждении, согласовании, ознакомления и т.п.

На что нужно обратить внимание:

Наиболее продуктивно будет по окончании первой проверки посмотреть на кадровый учет с другой стороны и сделать сверку по основным кадровым процедурам. Например, проверяя документы, фиксирующие процедуру приема на работу, мы изучаем документы в отношении следующих аспектов:

  • получение согласия на обработку персональных данных
  • в случае необходимости соискатель должен пройти предварительный медосмотр, если это предусмотрено законодательством
  • ознакомление с локально-нормативными актами до подписания трудового договора
  • проведение инструктажей по охране труда
  • подписание трудового договора
  • оформление приказа о приеме и ознакомление с ним
  • заполнение личной карточки Т2
  • прием трудовой книжки (регистрация в книге учета и внесение записи о приеме) или оформление новой трудовой книжки.
  • в установленных ст.64.1 ТК РФ и п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» случаях работодатель, заключивший трудовой (гражданско-правовой) договор с лицом, ранее замещавшим должность государственной или муниципальной службы, обязан уведомить об этом представителя нанимателя (работодателя) бывшего служащего по последнему месту его работы.
  • если мы принимаем на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, то работодатель в течении 2х недель должен уведомить об этом военный комисариат (п.29 «Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях»утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008)

Таким образом, проверив пошагово основные кадровые процедуры, которые выполняются в нашей организации, мы можем выявить документы, которые необходимо дополнительно проработать.

Видео (кликните для воспроизведения).

Конечно, в одной статье невозможно охватить все моменты проведения кадрового аудита и подробно разобрать все его «подводные камни». Но именно четкое понимание структуры, соблюдение трудового законодательства с учетом специфики конкретной организации позволят подтвердить расходы на оплату труда для бухгалтерского и налогового учета, подтвердить трудовой стаж для получения работниками пенсии и пособий, представлять точные сведения в государственные органы и избегать как конфликтных ситуаций с работниками, так и серьезных штрафных санкций со стороны органов государственного надзора и контроля.

Источники

Что входит в кадровый аудит
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Аудит денежных средств и финансовых вложений

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here