Методика проведения кадрового аудита

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "Методика проведения кадрового аудита". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

Приложение. Методика проведения кадрового аудита в системе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга

Приложение
к распоряжению
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
от 19.08.2015 N 29-ра

Методика
проведения кадрового аудита в системе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Кадровый аудит в системе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее — кадровый аудит) проводится рабочей группой, создаваемой по решению вице-губернатора Санкт-Петербурга — руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

1.2. В состав рабочей группы для проведения кадрового аудита (далее — рабочая группа) включаются представители Комитета государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и Санкт-Петербургского государственного бюджетного учреждения «Санкт-Петербургский межрегиональный ресурсный центр» (по согласованию).

В состав рабочей группы могут включаться представители Контрольного управления Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, Юридического комитета Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, иных структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и подведомственных ей организаций.

Для проведения отдельных мероприятий кадрового аудита к деятельности рабочей группы могут привлекаться представители иных исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее — исполнительные органы власти), а также иных организаций.

1.3. Решение о создании рабочей группы оформляется служебной запиской председателя Комитета государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга вице-губернатору Санкт-Петербурга — руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга с положительной резолюцией вице-губернатора Санкт-Петербурга — руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

1.4. В служебной записке указываются фамилии, имена, отчества, должности лиц, предлагаемых для включения в состав рабочей группы, состав мероприятий кадрового аудита и сроки их реализации.

В случае проведения кадрового аудита в подведомственной исполнительному органу власти организации (далее — подведомственная организация) служебная записка подлежит согласованию с вице-губернатором Санкт-Петербурга, координирующим и контролирующим деятельность исполнительного органа власти, в ведении которого находится подведомственная организация (далее — курирующий вице-губернатор Санкт-Петербурга).

1.5. Копия служебной записки с приложениями направляется инициатору проведения кадрового аудита не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения о создании рабочей группы, а в случае, если инициатором проведения кадрового аудита является руководитель исполнительного органа власти, также курирующему вице-губернатору Санкт-Петербурга.

1.6. Уведомление о проведении кадрового аудита с указанием сведений о составе рабочей группы направляется Комитетом государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга руководителю исполнительного органа власти или подведомственной организации, в отношении которых проводится кадровый аудит, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения о создании рабочей группы.

2. Состав и порядок проведения кадрового аудита

2.1. Кадровый аудит предусматривает проведение в исполнительном органе власти следующих мероприятий:

анализ положения об исполнительном органе власти и положений об иных исполнительных органах власти на наличие дублирующих задач и полномочий;

анализ положений о структурных подразделениях исполнительного органа власти на полноту распределения задач и полномочий, предусмотренных в положении об исполнительном органе власти;

анализ положений о структурных подразделениях исполнительного органа власти на наличие дублирующих задач и полномочий;

анализ штатного расписания исполнительного органа власти на наличие вакантных должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительном органе власти (далее — гражданская служба) и должностей, не являющихся должностями гражданской службы, не замещаемых сроком более трех месяцев после открытия вакансии;

анализ должностных регламентов государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности гражданской службы в исполнительных органах власти (далее — гражданские служащие), и должностных инструкций работников, не являющихся гражданскими служащими (далее — работники), на полноту распределения в должностных регламентах гражданских служащих и должностных инструкциях работников задач и полномочий, предусмотренных в положениях о структурных подразделениях исполнительного органа власти;

анализ положения об исполнительном органе власти, административных регламентов предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций) исполнительного органа власти, положений о структурных подразделениях исполнительного органа власти, должностных регламентов гражданских служащих и должностных инструкций работников на соответствие действующему законодательству;

проверку соблюдения в исполнительном органе власти федерального законодательства и законодательства Санкт-Петербурга о государственной гражданской службе;

анализ квалификационных требований по должностям гражданской службы, предусмотренных в должностных регламентах гражданских служащих, должностным обязанностям гражданских служащих;

анализ требований по должностям, не являющимся должностями гражданской службы, предусмотренных в должностных инструкциях работников, должностным обязанностям работников;

анализ фактически выполняемых гражданскими служащими и работниками должностных обязанностей на соответствие предусмотренным в должностных регламентах и должностных инструкциях соответственно должностным обязанностям, а также административным процедурам (действиям), предусмотренным административными регламентами предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций) исполнительного органа власти;

анализ фактически выполняемых гражданскими служащими и работниками административных процедур (действий) на соответствие предусмотренным административными регламентами предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций) исполнительного органа власти административным процедурам (действиям);

анализ уровня напряженности (интенсивности) профессиональной служебной деятельности гражданских служащих и работников при выполнении должностных обязанностей;

анализ соблюдения предусмотренных административными регламентами предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций) исполнительного органа власти сроков предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций) в исполнительном органе власти, а также сроков выполнения отдельных административных процедур (действий) в рамках предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций);

анализ коэффициентов исполнительской дисциплины в исполнительном органе власти; проверку соблюдения служебной дисциплины в исполнительном органе власти; добровольную оценку профессионального уровня (знаний, навыков и умений) гражданских служащих и работников, а также личностных и деловых качеств, включающую оценку соответствия гражданских служащих квалификационным требованиям к замещаемым должностям гражданской службы, работников требованиям к занимаемым должностям, участия их в решении поставленных перед исполнительным органом власти и (или) соответствующим структурным подразделением исполнительного органа власти задач, сложности выполняемой ими работы, ее эффективности и результативности.

Читайте так же:  Открыть ооо с видом на жительство

2.2. В подведомственной организации кадровый аудит может предусматривать проведение следующих мероприятий:

анализ устава подведомственной организации на соответствие положению об исполнительном органе власти, в ведении которого находится подведомственная организация;

анализ положений о структурных подразделениях подведомственной организации на полноту распределения видов деятельности подведомственной организации, предусмотренных уставом подведомственной организации;

анализ положений о структурных подразделениях подведомственной организации на наличие дублирующих задач (функций) и полномочий;

анализ штатного расписания подведомственной организации на наличие вакантных должностей, не замещаемых сроком более трех месяцев после открытия вакансии;

анализ трудовых договоров (должностных инструкций) работников подведомственной организации (далее — работники подведомственной организации) на полноту распределения задач (функций) и полномочий, предусмотренных в положениях о структурных подразделениях подведомственной организации;

анализ устава подведомственной организации, иных учредительных документов, положений о структурных подразделениях подведомственной организации, коллективного договора (при наличии) и трудовых договоров (должностных инструкций) работников подведомственной организации на соответствие действующему законодательству;

проверку соблюдения в подведомственной организации законодательства о труде; анализ фактически исполняемых работниками подведомственной организации трудовых обязанностей на соответствие предусмотренным в трудовых договорах (должностных инструкциях) трудовым обязанностям;

анализ технологии фактически выполняемых действий работниками подведомственной организации при оказании государственной услуги (выполнении государственной работы) на соответствие технологии выполняемых действий, предусмотренной технологическим регламентом оказания соответствующей государственной услуги (государственной работы);

анализ уровня напряженности (интенсивности) труда работников подведомственной организации при выполнении работ (оказании государственных услуг);

анализ соблюдения работниками подведомственной организации предусмотренных административными регламентами предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций) сроков выполнения отдельных административных процедур (действий) в рамках предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций);

добровольную оценку профессионального уровня (знаний, навыков и умений) работников подведомственной организации, а также личностных и деловых качеств, включающую оценку соответствия работников подведомственной организации замещаемой должности, участия их в достижении целей создания подведомственной организации, сложности выполняемой ими работы, ее эффективности и результативности.

2.3. Рабочая группа не позднее пяти рабочих дней до даты начала проведения кадрового аудита уведомляет об этом руководителя соответствующего исполнительного органа власти или подведомственной организации.

2.4. Кадровый аудит проводится следующими методами:

анализ по документам;

фотография служебного (рабочего) времени (фиксирование во времени трудового процесса в течение служебного (рабочего) дня);

2.5. По результатам кадрового аудита рабочая группа оформляет заключение, содержащее выводы и предложения, связанные с целями проведения кадрового аудита.

2.6. Заключение по результатам кадрового аудита рабочая группа направляет вице-губернатору Санкт-Петербурга — руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Результаты кадрового аудита представляются вице-губернатором Санкт-Петербурга — руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Губернатору Санкт-Петербурга и по решению Губернатора Санкт-Петербурга курирующему вице-губернатору Санкт-Петербурга.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Аудит кадрового делопроизводства

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6

Аудит кадрового делопроизводства

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

— при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

— при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;

— при смене руководителя организации;

— при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

— при изменении системы оплаты труда;

— при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Читайте так же:  Организация реструктуризации предприятия

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

1. Организационный этап.

2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов.

4. Проверка кадровой документации.

5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

— определить цели и задачи проведения кадрового аудита;

— сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;

— определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев);

— издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

— трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;

— трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

— табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;

— личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) («Личная карточка государственного (муниципального) служащего»). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;

— приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;

— локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

— коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

— должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

— договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

— договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);

— положение об охране коммерческой тайны;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

— журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);

Читайте так же:  Смена генерального директора решение участника образец

— журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;

Видео (кликните для воспроизведения).

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Методика проведения кадрового аудита персонала предприятия (организации) в процессе текущей деятельности Казань 2011

Видео (кликните для воспроизведения).

страница 3/4
Дата 20.04.2016
Размер 82,69 Kb.
Тип Реферат
    Навигация по данной странице:
  • 2. Примерная структура отчета по результатам кадрового аудита
  • 3. Индивидуальные планы профессионального развития
  • ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
  • : Казанский государственный университет, экономический факультет
  • Сведения о видах и формах профессионального развития за период работы
  • Источники

    Результативными являются методы, учитывающие базовые качества людей, приводящие к тому или иному варианту поведения или мышления, распространяемого на различные бытовые и производственные ситуации.

    Базовыми качествами являются:

    • знания — информация, которой обладает человек в определенных содержательных областях. Однако знания лишь прогнозируют, что человек может сделать, а не то, что он сделает;

    • навыки — способность выполнять определенную физическую или умственную задачу;

    • мотивы — то, о чем человек думает, чего хочет постоянно, что вызывает действие. Мотивы нацеливают и направляют поведение на определенные действия и уводят в сторону остальных;

    • психофизиологические особенности личности — физические характеристики и соответствующие реакции на ситуации или информацию;

    • установки, ценности, восприятие человеком самого себя, вера в то, что он может эффективно действовать в определенных ситуациях.

    При проведении кадрового аудита может быть использована методика «360°» (СААРС).

    СААРС обладает рядом положительных особенностей, выделяющих ее из ряда применяемых в настоящее время аттестационных методик:

    ■ информация о деловых качествах аттестуемого формируется в виде готового документа — характеристики, текст которой составляется на основании мнений экспертов;

    ■ эксперты выбираются из ближайшего окружения аттестуемого, знакомы с характером его деятельности, знают стоящие перед ним задачи и могут реально оценить его деловые качества;

    ■ эксперты не оценивают качества в баллах, а лишь выбирают нужные фразы из словаря деловых характеристик;

    ■ перечень из 80 признаков качества, содержащихся в словаре деловых характеристик, не произволен, а подчинен необходимости решить ряд конкретных управленческих задач, таких как: повышение квалификации кадров, развитие управленческих функций, расстановка кадров, выбор стиля управления, улучшение психологического микроклимата и др. В словаре отсутствуют качества, не привязанные к каким-либо управленческим задачам, т.е. отсутствует балласт;

    ■ процесс обработки результатов автоматизирован;

    ■ при помощи специальных технических приемов обеспечивается полная анонимность экспертных оценок;

    ■ словарь деловых характеристик имеет самостоятельную ценность как свод современных требований к руководителям и специалистам.

    Аттестация по методике СААРС позволяет персонально оценить руководителя или специалиста на предмет его профессиональной пригодности для реализации выбранной стратегии объекта аудита, выявить перспективных сотрудников для дальнейшего их использования и служебного продвижения, а также качественно провести ротацию и сокращение кадров.

    Все эти профессиональные психологические инструменты комбинируются и используются в зависимости от конкретной ситуации и особенностей личности интервьюируемого. Они требуют большой практики и значительного опыта, получив который можно делать заключения и отвечать на вопросы кадрового аудита.

    2. Примерная структура отчета по результатам кадрового аудита
    1. Общая характеристика предприятия (организации):

    общая характеристика кадрового состава;

    текучесть кадров и ее основные причины.

    2. Оценка уровня профессионализма, навыков, умений.

    3. Оценка качества выполнения ключевых процедур по оценке результативности:

    процедуры оценки результатов работы;

    процедуры стимулирования и мотивации работников;

    процедуры подбора и приема на службу;

    процедуры аттестации уровня квалификации и разработка индивидуальных программ развития;

    процедуры организации и проведения обучения по повышению и поддержанию квалификации.

    4. Выявленные проблемы и рекомендации по оптимизации:

    структура и численность подразделений;

    При этом отчет должен также содержать:

    ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у предприятия (организации) есть нарушения;

    перечень всех документов со ссылками на статьи нормативных актов, требуемых для ведения на предприятия (организации);

    первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям носят наиболее тяжелый характер;

    рекомендуемый план дальнейшей оптимизации работы с кадровыми документами;

    оценку рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта.
    3. Индивидуальные планы профессионального развития
    Индивидуальные планы профессионального развития содержат:

    перечень образовательных модулей, продолжительность и дату прохождения обучения;

    ожидаемые результаты. Результатом профессионального развития работника является достижение значений индикаторов, установленных в индивидуальных планах профессионального развития работников.

    Пример индивидуального плана профессионального развития для условного работника приведен в приложении.
    Приложение

    Методика проведения кадрового аудита

    Ниже описана стандартизованная, применяемая нами методика проведения кадрового аудита на соответствие требованиям трудового законодательства РФ.

    Поэтапное проведение кадрового аудита

    Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

    Этапы кадрового аудита:

    1. Решение организационных вопросов, включающих:
      • формирование задач и целей кадрового аудита;
      • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
      • установление сроков проверки.
    2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
    3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
    4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
    5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

    Аудит кадровых документов: перечень

    Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

    Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

    • трудовые контракты;
    • трудовые книжки и журнал учета их движения;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;

    О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

    • персональные карточки и личные дела работников;
    • табели нормирования и учета рабочего времени;
    • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
    • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

    О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

    Методы кадрового аудита

    Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

    Стадии проекта и методический подход

    Основываясь на опыте проведения кадровых аудитов на предприятиях, действующих на территории РФ, компания «Хай-Тек Груп» считает целесообразным при реализации данных услуг использовать изложенный ниже методический подход и связанный с ним возможный порядок выполнения работ.

    Стадия 1. Проведение интервью с должностными лицами.

    В качестве респондентов, как правило, выступают: ответственный за реализацию проекта со стороны заказчика, руководители и сотрудники финансовых и кадровых служб, а также, при необходимости, сотрудники смежных подразделений: канцелярии, архива, службы безопасности и другие.

    Целью интервью является получение общего представления об особенностях кадрового документооборота заказчика, выделение « зон повышенного риска », ознакомление с корпоративными или отраслевыми регламентами, стандартами и требованиями, действующими на предприятии.

    Обычно необходимо проведение 5-6 часовых интервью. Типовая продолжительности работ 1-2 рабочих дня.

    Стадия 2. Формирования плана-графика работ.

    На основании предоставленной на предыдущей стадии информации заказчиком формируется и утверждается план-график работ. В план-график работ вносятся все реализуемые в процессе выполнения проекта задачи как подрядчиком, так и заказчиком.

    На этой стадии также уточняется методика, собственно, проверки данных и записей: сплошная или выборочная проверка, а для последнего случая определяется объем выборки.

    Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 1-2 рабочих дня.

    Стадия 3. Формирования списка и подборка документов для анализа.

    На этой стадии подрядчик передает заказчику списки документов, которые необходимо предоставить для анализа на следующем этапе. Подборка документов осуществляется сотрудниками заказчика.

    Также на данной стадии подрядчиком формулируются критерии выделения отдельных категорий персонала для анализа. Установленные критерии передаются заказчику, и затем используются для формирования списка сотрудников, чьи личные дела будут проведены на этапе сплошной или выборочной проверки.

    Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 2-3 рабочих дня.

    Стадия 4. Анализ общих кадровых документов предприятия.

    На этой стадии анализируются кадровые документы, которые необходимы на предприятии вне зависимости от специфики его деятельности, на предмет выявления их наличия или отсутствия: уставные документы, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, табель учета рабочего времени, положение об оплате труда (о премировании, о надбавках), график отпусков, журналы учета и т.д.

    Проводится анализ содержания имеющихся кадровых документов на предмет их соответствия нормам Трудового Кодекса РФ, соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов.

    Анализ проводится отдельно для каждого юридического лица.

    Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 1-2 рабочих дня для каждого юридического лица.

    Стадия 5. Анализ общих кадровых документов предприятия по категориям персонала.

    На этой стадии анализируются документы, относимые к определенным категориям персонала (см. стадия 3).

    Например: при выделении категории « сотрудники — граждане иностранных государств » объектом анализа выступает разрешение на использование иностранной рабочей силы и т.д., при выделении категории « сотрудники, работающие по сменному графику » — графики сменности и правила оплаты труда в вечернее и ночное время.

    Анализ проводится аналогично порядку, описанному для предыдущей стадии.

    Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 2-3 рабочих дня.

    Стадия 6. Сплошная или выборочная проверка личных дел сотрудников компании.

    На этой стадии подрядчик формирует проверочные листы ( «check-list»), а заказчик – выборку личных дел для проверки. Затем проводится сплошная или выборочная проверка личных дел.

    Если заказчиком определено (на стадии 2), что будет проводиться выборочная проверка, мы рекомендуем установить критерии формирования выборок таким образом, чтобы было проверено не менее 10-20% личных дел.

    Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика: один рабочий день на 40-50 личных дел.

    Стадия 7. Обработка данных и подготовка отчета и рекомендаций.

    На данной стадии подрядчик обрабатывает полученные в результате проведенных проверок (стадии 4, 5, 6) проверочные листы, подготавливает отчет и рекомендации для заказчика.

    Отчет и рекомендации предоставляются заказчику. И, при необходимости, обсуждаются с ним.

    Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 5-7 рабочих дня.

    Описанная выше методика проведения кадрового аудита не является аутентичной и разработана на основе рекомендаций компании TUV-SERT по проведению аудитов.

    Обеспечение конфиденциальности

    Компания «Хай-Тек Груп» понимает ответственность за обеспечение конфиденциальности информации, предоставленной заказчиком при оказании услуг, связанных с проведением кадрового аудита. В связи с этим, помимо обязательств, внесенных в договор с заказчиком, Компания «Хай-Тек Груп» устанавливает следующие правила проведения работ:

    ¨ Все работы с документацией заказчика осуществляются только на территории заказчика. За пределы этой территории допускается только вынос рабочих материалов подрядчика и только на бумажных носителях.

    ¨ Для работы с заказчиком и его документами допускаются только штатные сотрудники компании «Хай-Тек Груп», имеющие необходимый опыт и специально проинструктированные.

    ¨ Компания «Хай-Тек Груп» стремится ограничить число своих сотрудников, работающих с информацией заказчика до 2-3 человек.

    ¨ Сотрудники компании «Хай-Тек Груп», работая на территории заказчика, не используют никаких персональных цифровых приборов (ноутбуки, сканеры) и носителей данных (флеш-карты), за исключением мобильных телефонов, не имеющих цифровых фотокамер высокого разрешения.

    ¨ Все рабочие материалы, созданные в процессе реализации проекта подрядчиком передаются заказчику по окончании работ.

    Дополнительные факторы обеспечения безопасности, устанавливаемые для проекта по инициативе заказчика, требуют дополнительного обсуждения.


    Наш официальный блогУправление талантамиПро грейды Стандарты развития KPI — осколок третичной эпохи Чего не знает HR Прогноз на 201Х год Геополитический HR Сокращения: кого увольнять Железный поток О компании неофициальноЛучшие профессии 2020 года Обратная связь

    Организационная диагностика и HR-аудит О стандартах развития Стандарт “Organization & Human Resource Development” Описание реализованного проекта Организационное развитие Исследования
    Сплоченный коллектив или профсоюз c забастовками?
    Читайте так же:  Бизнес план открытия кафе пример
    Методика проведения кадрового аудита
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here