Методы проведения кадрового аудита и их характеристика

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "Методы проведения кадрового аудита и их характеристика". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

Кадровый аудит

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Методы аудита

Какие есть способы осуществления данной процедуры? Аудит кадрового делопроизводства может проводиться с применением таких методов, как:

  • Организационно-аналитические — проводится проверка отчетов, документов и трудовых показателей. Выявление и своевременное исправление ошибок в этом блоке позволяют избежать ответственности (от уплаты штрафов до уголовного наказания).
  • Социально-психологические — разные виды опросов и беседы с персоналом. Их результатом является получение представлений о желании сотрудника работать в организации, о способах мотивации, об адаптации и отношениях в коллективе. Этот метод позволяет найти более простые и результативные пути увеличения работоспособности персонала.
  • Экономические методы — сравнение различных показателей с общепринятыми и внутриотраслевыми нормативами. Помогают выявить, насколько результативен труд работников компании.

Перечисленные методы аудита эффективны как при комплексном использовании, так и при самостоятельном. Каждый из них несет большую пользу для фирмы, выявляя проблемные места и помогая определить методы решения трудностей. Вместе они охватывают все области, которые влияют на производительность труда и прибыль компании.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

40. Кадровый аудит: понятие, цели, принципы, типы, этапы, основные параметры, методы

Кадровый аудит– процедура оценки эффективности существующей системы УП в компании, а также оценка соответствия кадрового потенциала компании ее целям и стратегии.

Объект:трудовой коллектив организации, различные стороны его деятельности, принципы и методы УП в организации.

Цели:1) выявить, обладает ли организация ЧР, необходимыми и достаточными для её функционирования и развития; 2) способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией.

Принципы:профессионализм, независимость, достоверность, честность и объективность, сопоставимость с международным правом.

1) Периодичность проведения: текущий (по заранее установленному регламенту за определенный период времени); оперативный (по оперативному распоряжению руководства); регулярный (через опред. промежутки времени); панельный (с опред. периодичностью, с неизменной методикой и инструментарием на тех же группах людей).

2) Полнота охвата изучаемых объектов: полный (все объекты), локальный (отдельно выделенные объекты), тематический (все объекты, но по одной тематике).

3) Уровень проведения: стратегический (на уровне высшего руководства); управленческий (на уровне линейных руководителей); тактический (на уровне службы УП).

4) Способ проведения оценки: внешний (силами сторонних специалистов), внутренний.

1) Подготовительный(определение целей аудита, подбор персонала для организации проверки, издание приказа/распоряжения, намечающего сроки, задачи, исполнителей и участников проверки; разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации).

2) Этап сбора информации(проверка документации и отчетности, мониторинг персонала, наблюдение, опросы, анкетирование, беседы с сотрудниками, предварительная обработка статистических данных).

3) Этап обработки и анализа информации(информация обрабатывается и формализуется в виде форм, удобных для оценки (таблицы, схемы, диаграммы, графики); проводится анализ и оценка данных путем сравнения с аналогичными особо преуспевающими организациями, нормами и нормативами, путем применения методов экспертной оценки и др.)

4) Этап обобщения и представления оценочных результатов, выводов и рекомендаций(готовится итоговый материал, включающий отчет о результатах проверки, различные пути совершенствования УП, предложения по модификации существующих процедур управления, документации; оценка результативности аудита персонала).

Читайте так же:  Присоединение является формой реорганизации юридического лица

В ходе оценки должны быть изучены не только количественные и качественные характеристики персонала, но и основные параметры аудита по функциям управления:

формирование кадровой политики организации(оценка степени её согласованности с целями организации, стратегией развития и т.д.)

планирование персонала(оценка наличных ресурсов, будущих потребностей в персонале, анализ степени обоснованности штатного расписания и т.д.)

использование персонала(анализ уровня занятости персонала, обеспечения стабильности состава работников)

наём и отбор(оценка используемых методов найма, результативности найма и оценочных процедур, оценка взаимодействия организации со сторонними организациями и т.д)

деловая оценка(анализ форм деловой оценки, периодичность её проведения и.т.д.)

профориентация и адаптация(оценка эффективности адаптации(кол-во увольняемых среди вновь принятых), выявление и диагностика проблем)

обучение(анализ целей и используемых методов обучения; оценка эффективности обучения, фактических результатов)

работа с кадровым резервом(анализ и проектирование упр. деятельности в организации, оценка упр. потенциала, методов работы с резервом и т.д.)

деловая карьера(анализ системы продвижения, схем замещения должностей, реализации плана кадрового роста)

организация трудовой деятельности(анализ условий труда, оценка эффективности раб. мест)

мотивация и стимулирование труда(анализ форм и систем стимулирования, уровня и структуры оплаты труда)

трудовые отношения в коллективе(диагностика СПК, орг. культуры)

1) организационно-аналитические— проверка документации и отчетности (описание работ, должностные инструкции, данные об издержках на наем, увольнение, обучение и переподготовку кадров и т.д.), анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала.

2) социально-психологические— проведение самостоятельных социологических опросов, анкетирования, интервьюирования работников для оценки удовлетворенности трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду и т.д.;

3) экономические методы— путем сравнения эконом. и соц. показателей с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

Методы кадрового аудита

Задачи и объекты кадрового аудита предполагают использование многообразного методологического инструментария проведения проверки, анализа и выработки рекомендаций, который базируется на методах, используемых в экономике труда, статистике, управлении персоналом, социологии, психологии, эргономике, правоведении. Всю совокупность методов кадрового аудита принято разделять на три основных группы: организационно-аналитические, социально-психологические и экономические методы.

Организационно-аналитические методы основываются на анализе кадровой документации и отчетности за рассматриваемый период, а также важнейших трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. В первую очередь подлежит проверке следующая документация и отчетность организации:

― баланс трудовых ресурсов организации;

― описание работ и спецификации;

― данные о затратах на наем, обучение, переподготовку, увольнение персонала;

― анкеты и тесты, когда-либо заполняемыми сотрудниками и претендентами на вакантные должности;

― документы, характеризующие уровень травматизма и профессиональных заболеваний работников, и др.

Среди основных трудовых показателей, оказывающих наибольшее влияние на эффективность (прибыльность) организации выделяют:

― показатели использования рабочей силы и рабочего времени;

― качество и производительность труда;

― оплата труда и др.

Социально-психологические методы предполагают проведение социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения сотрудников к своей к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций и т.д.

Экономические методы позволяют путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними (лучшими) в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

Существуют следующие основные подходы к разработке методик кадрового аудита: управленческий, нормативно-правовой, специальный и отраслевой.

Управленческий подход предполагает разработку методик по различным вопросам управления, например, методик анализа качества управления персоналом, оценки трудовой мотивации, проверки условий труда и т.п.

Нормативно-правовой подход предусматривает разработку методик проверки соответствия процедур управления персоналом конкретной организации требованиям законодательства и других нормативных правовых актов Российской Федерации.

Специальный подход включает разработку методик диагностики организаций, обладающих специфическими особенностями в силу влияния внешней или внутренней среды (например, в условиях массового высвобождения персонала, банкротства или других кризисных явлений).

Отраслевой подход предполагает разработку методик, учитывающих особенности организации, связанные с ее отраслевой (ведомственной) принадлежностью.

Работа кадрового аудитора носит характер исследования, поэтому на практике в этой деятельности выделяют пять исследовательских подходов: сравнительный подход, экспертная оценка, статистический подход, подход соответствия, МВО-подход.

В рамках сравнительного подхода аудитор сравнивает изучаемый объект по сопоставимым признакам с аналогом. Подход наиболее эффективен при сопоставлении отдельных процедур или отдельных характеристик объекта, например сравнение текучести персонала, уровней и систем оплаты труда.

Экспертная оценка заключается в использовании в качестве базы сравнения заключения эксперта или опубликованных результатов аналогичного исследования.

Основой статистического подхода является использование статистических методов оценки в области управления персоналом. Информационными источниками аудиторской проверки являются статистические данные, а в процессе аудиторской деятельности широко используются статистические методы.

Подход соответствия заключается в выявлении степени отклонения полученных аудиторских свидетельств от установленных норм, правил, стандартов. Он эффективен при проверке условий труда и безопасности персонала, деятельности функциональных подразделений и линейных руководителей.

Суть МВО-подхода (МВО – управление по целям, management by objectives) заключается в установлении измеримых целей и последующем их сравнении с достигнутыми результатами.

Дата добавления: 2017-01-13 ; Просмотров: 2319 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства

Во многих фирмах возникают ситуации, когда необходимо убедиться в качестве работы кадровой службы и в том, что все их задачи выполняются правильно. Поможет в этом аудиторская проверка. Кадровый аудит — это то, без чего не обходится ни одна организация. Эта процедура помогает избежать многочисленных проблем и оптимизировать работу кадров на предприятии.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

79. Этапы проведения кадрового аудита.

Кадровый аудит — это экспертиза кадровой документации заказчика на соотве.треб.закон-ва РФ и проверка наличия в кадр.делопр-ве всех обязат.док-в.

1. Закл.договора на оказ.информац.-консульт.услуг в рамках провед.в компании Заказчика экспертизы кадровой документации, проверки кадр.докум.на соотв.треб.зак-ва РФ.

2. Закл.договора о конфид-ти информации раскрытой Заказчиком консультантам в ходе выполнения обязательств по договору.

Читайте так же:  Смена юридического адреса на домашний учредителя

3. Этапы работы консультантов по договору:

= Заказчик предост.для экспертизы и проверки на соотв-е треб.Зак-ва РФ док-ты, запрош.конс-ми.

• правильность оформл.кадр.док-ции обязат. И не обязат.(носит рекоменд.хар-р) для налич.в соотв.с треб-ми Зак-ва РФ; • соблюд.правил хран.и систематизации кадр.док-в кадр.сл.компании Заказчика; • правовая экспертиза всех представленных документов;

= Оформл.Акта заключения по прод.работе консультантами. Фиксация в акте следующих позиций: • документы представленные к проверке; • наличие/отсутствие обязат для наличия кадровых документов; • выявл.нарушения в оформлении/хранении/систематизации кадровых документов;

= Оформл.рекомендаций по дальнейшей работе кадр.службы компании Заказчика по договору. В рекомендации включены: • рекомендации по исправлению выявленных нарушений работы кадровой службы; • предложенные варианты исправления выявленных нарушений в ходе проведения аудита; • по отдельному заказу, представление шаблонов кадровых документов, разработанных консультантами с учетом специфики компании Заказчика;

Исполнитель несет ответ-ть за соблюд.труд.закон-ва и требований к оформл.кадр.докум-и; гаран.сохранность сведений конфиденц.хар-ра и сост.коммерч.тайну Заказчика.

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

Видео (кликните для воспроизведения).

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Проведение и результат

Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации. Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов). Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами.

  1. Выборочный — занимает меньше времени и направлен на поиск несоответствий в проблемных и слабых местах кадровой службы.
  2. Полный — проверяется весь объем в течение длительного времени. По его итогам устраняются все возможные ошибки, и дается полный комплекс рекомендаций по улучшению работы с кадрами.

Найденные несоответствия и нарушения обычно расписаны по пунктам. При этом дается описание того, как внести необходимые исправления, и сроки, в которые кадровая служба должна это сделать.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Приглашение аудиторов со стороны

Если руководство сомневается в компетенции своих менеджеров по кадрам, то лучше воспользоваться вторым вариантом. Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.

Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты. Сотрудник, который постоянно занимается одной и той же работой, может просто не замечать, что допускает ошибки, а приглашенные аудиторы их с легкостью увидят.

Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения. И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.

Не стоит обращать особое внимание при выборе такой компании на рекламу. Лучше узнать репутацию по отзывам других компаний, которые пользовались услугами сторонних аудиторов. Это позволит избежать некачественной проверки и сотрудничества с недобросовестным аудиторами.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
  • при смене руководителя организации;
  • при массовом увольнении работников;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
  • в некоторых других случаях.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Читайте так же:  Процедура реорганизации в форме выделения

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

Ситуации, когда проверка необходима

Проведение кадрового аудита нужно выполнять в следующих случаях.

  1. При смене сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации. Это позволит обнаружить и устранить ошибки и облегчит вступление в должность новому работнику.
  2. При изменениях в законодательстве — все документы должны соответствовать действующим нормам, и необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу.
  3. При смене руководства компании. Вступая в должность, новый начальник должен быть уверен в том, что нет никаких нарушений, и работа может продолжаться в том же темпе, в котором и шла.
  4. Перед различными проверками со стороны. Это придаст уверенности не только подразделению, но и всей фирме в том, что соблюдается закон по отношению к работникам.
  5. При желании проверить или улучшить работу кадровой службы. Выявленные проблемы говорят о слабых сторонах отдела кадров и показывают направление для его совершенствования.

Но, безусловно, лучше эту процедуру сделать постоянной (например, раз в квартал или полугодие). Это будет занимать не так много времени и сил на ее проведение и принесет организации намного больше пользы, чем разовая проверка.

Понятие кадрового аудита

Кадровый аудит — это оценка организационной структуры компании и ее системы управления персоналом. Она является независимой и проводится комплексно, что имеет наибольший положительный эффект для фирмы.

Если рассматривать это понятие подробнее, то под ним подразумеваются проверка и анализ всей документации, связанной с кадрами и не только. Проверяется соответствие нормам законодательства РФ (трудовому, налоговому и другим кодексам и законам) и последним изменениям в нем. Также затрагивается и сама работа кадров, что проверяется путем анализа экономических показателей.

Невозможно не согласиться с масштабностью и пользой для всех сторон этого вида аудита.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.
Читайте так же:  В каких организациях проводится обязательный аудит

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Отчетность по аудиту

Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам. Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.

Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно. Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки. Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
  • личные карточки (форма N Т-2);
  • график отпусков;
  • уведомления работников о времени начала отпуска;
  • графики сменности (в случае работы по сменам);
  • табеля учета использования рабочего времени;
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • должностные инструкции;
  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
  • результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Польза для фирмы

Аудит кадровой политики дает огромный положительный эффект компании. Именно после его проведения можно быть уверенным в том, что вся документация оформлена в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве.

Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок. То же относится и к фирме.

Также аудит кадровой документации дает гарантию того, что при возникновении спорных ситуаций и решении их в судебном порядке у компании не возникнет дополнительных проблем и штрафов за нарушения при оформлении. Это не только экономит деньги владельца, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В 2018 году внесено множество уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятий включают в себя анализ кадровой документации.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Кем выполняется кадровый аудит в организации?

Кто уполномочен осуществлять данную процедуру? Эту миссию может выполнить кадровая служба компании или сторонние специалисты из фирм, предоставляющих подобные услуги.

Оба варианта приемлемы для любых организаций. При проведении проверки собственными силами необходимо создать комиссию. В нее должны входить квалифицированные специалисты, которые имеют знания и опыт, касающиеся законодательства, делопроизводства и работы с документами. Это позволит выявить нестыковки, нарушения и несоответствия либо их отсутствие.

Читайте так же:  Арбитражная практика разрешения налоговых споров учебник

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников. Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

78. Кадроывй аудит,его виды и методы проведения.

Кадровый аудит(К.а.) – процедура для оценки эффективности существующей системы управления персоналом в компании, оценка соответствия кадрового потенциала компании ее целям и стратегиям развития. Объектом аудита является система управления персоналом в организации.

К.а.— это полная проверка внутр.кадровой документации на предмет соотв. её требованиям труд.зак-ва и кадрового делопр-ва, оценка качества сотрудников и системы УП. К.а.позволяет решить осн. по работе с кадрами: кто, кем, чем, как управляет и кто, что и кому должен на основании кадровой документации (методики трудовых отношений).

По видам аудит разделяется по периодичности проведения (первоначальный, текущий, систематический, оперативный, панельный, разовый).

Аудит системы УП предполагает анализ документов, фиксирующих стратегию развития организации, интервьюирование, позволяющее определить особенности деятельности. На основе полученной информации устанавливаются требования к системе УП в организации. Затем проводится анализ внутренних документов, интервьюирование работников кадровой службы для оценки уровня их компетенции, спектра используемых инструментов и степени владения ими, потенциала проф.развития. С помощью анализа результатов деят-ти отдела определяется адекватность и правильность применения технологий УП исходя из потребностей организации. Составляется заключение аудиторской проверки, где указывается, что есть и что надо изменить, что должно быть в кадровой системе.

Внешний и внутренний аудит – это разделение проверки по способу ее проведения. Внешний аудит осуществляется аудиторскими организациями или индивидуальными аудиторами, внутренний – сотрудниками организации.

-сравнение (сопост.хар-к изуч.объектак с норматив.базой);

-сводка (форма обобщенного представления разнород.показат.для оценки к-л процесса);

-экспертная оценка (выводы и оценки специал-в по к-дл ?,процессу или объекту);

-моделирование(преставл.слож.ситуац.в форме графич.,математ,модели);и др.методы.

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству. В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так. Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли. В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Видео (кликните для воспроизведения).

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Источники

Методы проведения кадрового аудита и их характеристика
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here