Отчет по кадровому аудиту в табличной форме

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "Отчет по кадровому аудиту в табличной форме". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

ОТЧЕТЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В СУДЕ ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

Лекция 3: Отчет по результатам стратегического аудита результатов проекта

Подробный разбор видео и наши коментарии к нему:

Какие сведения включаются в отчет по кадровому аудиту? Проведение кадрового аудита всегда заканчивается составлением отчета. Структура отчета по кадровому аудиту Отчет по кадровому аудиту составляется в письменном виде в свободной форме. В этом документе всегда присутствуют два основных блока. Результаты проверки обязательной кадровой документации предприятия.

Проверке подверглись следующие кадровые документы. По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием не указывается структурное подразделение, куда принимается работник. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.

Эффективность использования источников привлечения количество закрытых вакансий по различным источникам привлечения и стоимость привлечения.

Готовит сведения, отчеты по обороту кадров предприятия.

Изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.

Такой отчет может стать аналитическим, который предполагает выводы и построение гипотез.

Оформление отчетов по кадровому аудиту. Честно говоря, я с настороженностью относилась к Вашей организации, но все получила в срок. Отчет по кадровому аудиту ООО Ромашка.

Образец оформления оглавления магистерской диссертации. Пример отчета по аудиту ИТ-инфраструктуры.

Сердечно и тепло поздравили матерей города Королева. Характеристика системы управления персоналом.

В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок.

Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях.

Отчет работы отдела кадров успо новгу по управлению образец отчета о работе отдела.

Процент исполнения плана обучения.

Эффективность использования источников привлечения количество закрытых вакансий по различным источникам привлечения и стоимость привлечения.

Приказ о приеме работника на работу, о переводе работника на другую работу, о прекращении действия трудового договора.

Один из этапов этого процесса — аудит кадрового делопроизводства.

На первом, организационном, этапе необходимо. Большой интерес представляет пример отчета по итогам кадрового аудита. Программа кадрового аудита образец.

В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче.

Фбдца кадровый аудит образец отчета. Отчет по аудиту кадрового делопроизводства компании N.

В своей работе ОК руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и.

Сиринити В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков.

Профессиональные услуги в сфере BI Отчет по кадровому аудиту Ведение кадрового делопроизводства необходимо и обязательно для каждой компании.

Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно.

В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче.

Пример отчета отдела кадров о работе.

Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.

Отчет по кадровому аудиту ООО Лютик. Настоящий раздел мы разработали, чтобы помочь Вам самостоятельно проводить кадровый аудит у себя на участках.

Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников перемещение, изменение должности и пр. Отчет по внутреннему кадровому аудиту.

По результатам проведения кадрового аудита комиссия пришла к следующим выводам. В целом оформление и хранение кадровой документации соответствует нормам законодательства.

В установленные сроки представляет на рассмотрение руководства кадровой службы предложения.

Но ведь есть простой и действенный способ защиты своего бизнеса — кадровый аудит.

Примеры отчетов по сотрудникам, которые автоматически формирует программа для учёта персонала и автоматизации документооборота отдела кадров.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги.

В идеале кадровый аудит нужно проводить регулярно, хотя бы раз в 3 месяца.

При невозможности внесения исправлений утрата, порча и дополнений увольнение работника зафиксировать факты надлежащим образом. Здесь могут быть, на первый взгляд, незначительные нарушения, например.

Разработать и утвердить Положение о защите персональных данных работников. Ознакомить работников с Положением о защите персональных данных работников в установленном порядке и в установленные сроки под роспись.

Аудит проводился в соответствии с программой аудита и на основании приказа генерального директора.

Кадровый работник обязан сдавать внутреннюю для компании и внешнюю для контролирующих органов отчетность.

Таким образом, каждый может подобрать наиболее удобный способ представления информации для себя или для отчетности перед руководством и обоснования кадровых решений.

Отчет о кадровой работе за 2012 год.

Такой отчет может стать аналитическим, который предполагает выводы и построение гипотез.

Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

Требуется составить отчет о проделанной работе?

Если все будет в порядке, то компании не стоит бояться государственных проверок или споров с сотрудниками. Как правильно и быстро составить отчет по кадровому аудиту?

Отчет по кадровому аудиту — когда он необходим Кадровый аудит — это процесс проверки всей кадровой документации. В идеале кадровый аудит нужно проводить регулярно, хотя бы раз в 3 месяца.

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении. Статья о том, какие сведения включаются в отчет по кадровому аудиту предприятия: обязательное содержание аудита кадрового. Пример отчета: Отчет по внутреннему кадровому аудиту. По результатам проведения кадрового аудита комиссия пришла к следующим выводам: 1.

Но конечно, у специалистов отдела кадров не всегда хватает на это времени. Предстоит проверка контролирующих органов или изменилось законодательство, При смене руководства компании или ответственного специалиста по кадрам, После увольнения недовольного сотрудника например, по инициативе работодателя.

Читайте так же:  Требования к государственной регистрации юридического лица

Отчет по кадровому аудиту можно провести самостоятельно или довериться компании, которая предлагает такие услуги.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения.

Стоимость дополнительных услуг зависит от объемов работ наших специалистов.

Все специалисты по персоналу понимают.

Какие показатели важно отразить в отчете?

Отчет о работе отдела кадровой работы.

В ходе текущего аудита повторения несоответствий, аналогичных несоответствиям аудита от 12.

Виды кадровых отчетов

В задачи специалиста отдела кадров входит не только работа с персоналом и оформление кадровой документации, но и своевременная отчетность – как внутренняя, так и внешняя. Какие виды кадровых отчетов необходимо сдавать?

Виды кадровых отчетов – как и куда сдаем

По необходимости специалист по кадрам должен подать государственным органам следующую информацию:

  • МВД – если компания принимала или увольняла иностранного работника
  • Военкомат – если в компании есть военнообязанные граждане
  • Служба занятости – если планируются сокращения или ликвидация компании

Раз в месяц менеджер отдела кадров должен предоставлять следующие виды отчетов:

  • Служба занятости – о наличии свободных мест
  • Росстат – статистические данные по работникам
  • ПФР – о застрахованных лицах

Ежеквартально нужно предоставлять отчет в Росстат, а ежегодно – в военкомат, ПФР и Росстат.

И кроме того, руководство тоже требует свои отчеты – и тоже вовремя и регулярно!

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Виды кадровых отчетов – проблемы

Отчеты для внешних и контролирующих органов выполняются по установленной форме. Проблемы возникают в момент выгрузки и сбора нужной информации.

Какие именно проблемы существуют у специалистов по кадрам на пути составления отчетности?

  • Данные содержатся в разных источниках (которые могут быть в разных форматах)
  • Данные заполняются и вносятся в отчет вручную (!)
  • Сотрудников много, значит, данных еще больше

Основная проблема, это, конечно, ручное внесение данных. Сотрудник собирает отчетность по другим подразделениям, просит, например заполнить Excel-файл. Затем получает заполненные файлы, выгружает необходимые данные из других систем отчетности и начинает вручную эти данные обрабатывать и сводить в единый отчет. А что, если сотрудников много – от 100? А данных – еще больше?

Создание отчетов затягивается и в итоге на собственно анализ ни сил, ни времени не остается. Получается, что сотрудники делают отчет ради отчета. И не видят в нем никакого практического смысла! Но данные должны работать. Сегодня пришло время управления на основе данных – их нужно анализировать, делать выводы, строить гипотезы.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

  1. Организационный этап.
  2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
  3. Сверка документов.
  4. Проверка кадровой документации.
  5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

  • определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
  • сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
  • определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев);
  • издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

  • коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
  • должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
  • график сменности;
  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

  • журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
  • журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Читайте так же:  Сроки регистрации юридического лица при создании

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

Заключительный этап кадрового аудита — оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.

Пример отчета аудитора по кадровому делопроизводству

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Пример отчета аудитора по кадровому делопроизводству». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Внутренний аудит кадровой документации не требует наличия отдельной специально создаваемой структуры и, конечно же, получения специального сертификата (лицензии).

Создать систему внутреннего аудита кадровой документации достаточно просто. Для этого разработайте ЛНПА, регламентирующий сроки, порядок проведения внутреннего аудита кадровой документации и случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
  • при смене руководителя организации;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • при изменении системы оплаты труда;
  • при массовом высвобождении работников.

Виды кадровых отчетов – примеры

Видео (кликните для воспроизведения).

Дашборд специалиста по кадрам

  • это общий отчет, на котором четко видна общая картина по компании – социально-демографическая картина, возраст сотрудников, их количество по подразделениям и все это – в разрезе отфильтрованного временного периода. Правда, удобно?

Карточка сотрудника

  • Удобная для просмотра форма с информацией по каждому сотруднику. Не нужно искать в папках личное дело или копаться в Excel-таблицах – вся подробная информация в одном клике мыши.

Обучение сотрудников:

  • Такой интерактивный отчет будет удобен для специалистов производственных компаний. В таких компаниях остро стоит вопрос сертификации и дополнительного обучения сотрудников. Чтобы не искать в таблицах информацию и не высчитывать информацию о дате следующего обучения, используйте вот такой дашборд. Красным цветом показываются сотрудники, у которых срок обучения уже практически подошел или уже прошел.

Содержание отчета по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
Аудит кадровой документации позволяет в максимальной степени избежать ошибок при ведении кадрового делопроизводства или исправить их по результатам его проведения.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач.

Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции.

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

  1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
  2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).
  3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).
  4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
  5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Читайте так же:  Как учредителю пополнить расчетный счет ооо

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Виды кадровых отчетов – классификация

Работа специалиста по кадрам лишь на первый взгляд кажется простой и интересной работой с людьми. В реальности специалисты сталкиваются с большими объемами данных, с которыми приходится работать – собирать в отчеты, делать анализ, сдавать отчеты.

Виды кадровых отчетов могут быть внутренними и внешними, то есть могут предоставляться непосредственно руководителю или для государственных организаций.

Руководителю обычно нужна статистическая отчетность – сколько сотрудников приняли на работу, сколько ушло, какая текучка кадров за период, возраст сотрудников и т.п.

Внешняя отчетность государственным организациям строго регламентирована и может сдаваться раз в год, раз в квартал.

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ.

Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.

Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально).

Верховный суд отменил штраф, который инспекция труда выписала директору организации за ошибки при увольнении работника.

Если Вам не подошел ни один наш пакет, то вы можете заказать у нас бесплатную консультацию. Нашей гордостью является то, что не только крупнейшие российские и западные компании уже долгое время работают с нашей компании на условиях долгосрочных договоров, но и то, что нашими услугами пользуются известные иностранные юридические компании.

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов.

Если Вам не подошел ни один наш пакет, то вы можете заказать у нас бесплатную консультацию. Нашей гордостью является то, что не только крупнейшие российские и западные компании уже долгое время работают с нашей компании на условиях долгосрочных договоров, но и то, что нашими услугами пользуются известные иностранные юридические компании.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Некоторые предприятия проводят ее собственными силами, однако большинство организаций ввиду низкой эффективности проверок, осуществляемых своими сотрудниками, отказались от такого метода и начали заказывать подобные услуги у сторонних специалистов.

Мы имеем многолетний опыт работы в проведении аудита кадровой документации компаний различных видов деятельности и форм собственности. В ходе проверок наши специалисты консультируют представителей Заказчика и дают рекомендации по методике ведения кадрового учета.

Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций. Кроме того, экспертиза деятельности предприятия на предмет действий в отношении работников может применяться в случаях, когда руководство недовольно процессом взаимодействия с персоналом, хочет понять, где допущены ошибки и как их можно исправить [2].

Здесь смотрим наличие и правильность заполнения журналов регистрации, совпадение номеров в журналах и на бумаге, наличие подписей и виз, хранение в делах.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.

Таблица сверки документов

В связи с изложенным вношу следующие предложения.

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.д.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Читайте так же:  Доверенность смена учредителя

Какие сведения включаются в отчет по кадровому аудиту?

Проведение кадрового аудита всегда заканчивается составлением отчета. Этот документ отражает все выявленные аудиторами недочеты и ошибки в кадровой политике предприятия и содержит рекомендации по их устранению.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о состоянии кадровой документации

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О.Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия).

Кадровый учет и аудит. Кадровое делопроизводство

Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Аудит кадровой документации направлен на комплексную проверку соответствия ведения кадрового делопроизводства в организации нормам трудового законодательства и ЛНПА, обязательным для исполнения, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение их негативных последствий.

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

Виды кадровых отчетов – автоматизация

В своей работе для отчетов по сотрудникам мы используем так называемые «коробочные» аналитические программы, типа Tableau. Их «взрослые» собратья – крупные и известные аналитические системы – стоят дорого и требуют для внедрения много времени и команду специалистов.

В отличие от таких тяжеловесных продуктов «коробочные» аналитические продукты:

  • Легко устанавливать (за 2 минут скачиваете и устанавливаете)
  • Быстро осваивать (не нужны специальные знания IT или статистики – такие программы специально разрабатывались как «аналитика для неаналитика»)
  • Не содержат скрытых платежей: есть 14 дневная бесплатная версия с полным доступом. Затем оплата по прозрачной схеме –фиксированная сумма (от 2 тыс. рублей в месяц – на март 2018)

Интересно? Анализируйте! Не тратьте свое время на создание отчетов.

Мы уже внедрили продукт Tableau во многих крупных компаниях. Мы работаем по всей России – обучаем, помогаем с внедрением, консультируем.

Если есть вопросы, готовы провести презентацию по Skype или приехать лично в офис. Мы знаем все про Tableau!

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

  • возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
  • сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
  • обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
  • повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
  • ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т.д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Этап 3: проверка и анализ документов

Это связано с тем, что более давние документы, как правило, уже сданы в архив, и извлечение их оттуда бывает не всегда удобно для организации. Кроме того, это значительно снижает его трудоемкость.

Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

В свою очередь независимая оценка квалификации является процедурой подтверждения соответствия квалификации работника (соискателя) положениям профессионального стандарта. Именно эту процедуру регулирует Закон о независимой оценке квалификаций.

В 2018 году внесено множество уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятий включают в себя анализ кадровой документации.

Кадровый аудит — виды и методы проверки, этапы и сроки, результаты

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях.
Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам.

При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Читайте так же:  Возврат уставного капитала при ликвидации ооо

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Структура отчета по кадровому аудиту

Отчет по кадровому аудиту составляется в письменном виде в свободной форме. В этом документе всегда присутствуют два основных блока:

  • Результаты проверки обязательной кадровой документации предприятия. Этот блок содержит информацию о наличии у проверяемой организации полного комплекта кадровых документов, которых требует трудовое законодательство, и правильности их оформления. К ним относятся локальные акты, приказы, штатное расписание, графики отпусков и т. д. Полный перечень обязательной кадровой документации смотрите здесь: http://kg-gk.ru/faq/kakie-kadrovye-dokumenty-obyazatelno-dolzhny-byt-na-predpriyatii.
  • Результаты проверки документов по отдельным сотрудникам предприятия. Этот блок включает информацию о наличии и правильности оформления документов по каждому сотруднику. На всех специалистов, работающих на предприятии, должны быть заведены трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка. Сотрудники должны быть ознакомлены с нормативными трудовыми актами.

Для каждого найденного недочета в сфере кадрового делопроизводства компании составляются рекомендации по устранению. Например, выявив отсутствие обязательного документа, аудиторы дают инструкции по его разработке, а при обнаружении недочетов и ошибок в оформлении или содержании документа предлагают меры по их исправлению.

Не стоит путать отчет по кадровому аудиту с экспертным заключением. Если в первом документе описывается текущее состояние кадрового делопроизводства предприятия и даются рекомендации по устранению ошибок, то во втором даются прогнозы по будущим рискам и проблемам, с которыми может столкнуться организация, приводятся пути оптимизации кадровой политики.

Получите подробный отчет по кадровому аудиту с эффективными рекомендациями по устранению выявленных ошибок, обратившись к услугам компании «Гранит-Консалтинг». За детальной информацией об условиях проведения кадровых проверок обращайтесь к менеджерам по телефонам: 8 800 775-56-60, 8 495 664-28-06 и 8 495 911-00-12.

Аудит кадрового делопроизводства

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Отчет по кадровому аудиту ооо «лютик»

Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

Таким образом, ответ на вопрос о том, как проводить кадровый аудит можно выразить в виде пунктов, обязательных к выполнению:

  • Необходимо проверить полноту состава имеющейся в фирме кадровой документации.
  • Нужно оценить имеющуюся систему регистрации, а также хранения документации.
  • Требуется анализ составления нормативных актов локального характера, а помимо этого трудовых договоров и дополнительных соглашений, которые прилагаются к ним.
  • Следует оценить правильность заполнения и ведения трудовых книжек.

Кадровые документы, составленные в соответствии с требованиями действующего законодательства – 50% успеха при споре с работником, контрагентом и налоговым органом.

Сотрудника уведомили о сокращении и предложили имевшиеся вакансии. Он согласился перейти на одну из должностей. Образование работника не соответствовало выбранной вакансии, поэтому его уволили. Сотрудник обратился в суд: раз работодатель предложил вакантную должность, значит, признал, что работник отвечает требованиям, и отказать уже не имел права.

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

ЛНПА должен содержать перечень специалистов, которые будут участвовать в проведении аудита, а также порядок и сроки подготовки отчета об итогах его проведения.

По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.

В то же время ст. 81 ТК РФ устанавливает возможность проведения аттестации работников для подтверждения их квалификации в целях определения соответствия работников занимаемой должности.

Нарушения в оформлении документов

Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно:

  • при смене руководителя отдела кадров;
  • в преддверии проверки ГИТ;
  • при смене руководства организации и т.д.

Руководителю ООО «Синхрон»

Приглашение аудиторов со стороны

Вопрос о знании Инструкции по делопроизводству содержит подвох: заявляя о владении Инструкцией, представитель проверяемого отдела «подписывается» на полномасштабную проверку своего ­делопроизводства, ­говоря об обратном – признается в ­некомпетентности.

Видео (кликните для воспроизведения).

С помощью анкетирования аудиторская комиссия сможет понять, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, и выявить недочёты в подходе каждого руководителя подразделения.
Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы: Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Источники

Отчет по кадровому аудиту в табличной форме
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here