План кадрового аудита образец

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "План кадрового аудита образец". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

Кадровый аудит

Главная>Услуги>Список услуг>Аудит>Кадровый аудит

Любая организация, независимо от ее размеров, форм собственности и видов деятельности, сталкивается с проблемами в области управления персоналом.

Вопросы результативной и эффективной работы сотрудников остаются весьма актуальными для руководства компаний.

Работники служб управления персоналом и топ-менеджмент не всегда могут реально оценить потенциал и способность персонала компании, возможности достижения тех или иных результатов, необходимых организации.

В этих случаях требуется независимая и комплексная оценка действующей системы управления персоналом и организационной структуры.

Необходимо понять, способна ли организация и ее сотрудники обеспечить достижение поставленных целей. Решить эту проблему можетаудит системы управления персоналом, или кадровый аудит. Он позволяет: • выявить кадровый потенциал организации, • проанализировать организационную структуру, систему разделения труда, • оценить эффективность управления персоналом.

Кадровый аудит — анализ ведения кадрового учета в организации на соответствие действующему законодательству РФ с элементами анализа системы управления персоналом, действующей в организации. При этом оценка ведения кадрового учета проводится в разрезе трудового, гражданского, налогового законодательства РФ и законодательства о бухгалтерском учете.

Кадровый аудит своими руками

У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. В действительности, деятельность кадровой службы любой компании, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, а также системного подхода к ее организации.

Кадровый учет – это сложная и многогранная сфера деятельности. Правильность ведения кадрового учета позволяет работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда. Это стало особенно актуально после вступления в силу поправок в кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации, привнесших значительное увеличение финансовых санкций за нарушения в данной области. Также необходимо учитывать и позицию Верховного Суда Российской Федерации, высказанную в Постановлении от 15.08.2014 № 60-АД14-16. Смысл указанного акта высшей судебной инстанции заключается в том, что каждый из выявленных фактов нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения. Это позволяет умножить сумму штрафа, предусмотренную в КоАП РФ, на количество нарушений. Исходя из данных обстоятельств, возникает желание провести ревизию кадровых документов.

Какие же ситуации обуславливают необходимость проведения кадрового аудита? В качестве примера можно привести несколько случаев, когда настоятельно рекомендуется осуществить указанные процедуры.

1. В целях самопроверки – в любое время.

2. При смене лица, ответственного за кадровое делопроизводство — в целях оценки принимаемого массива документов.

3. При смене руководства или учредителей организации — в целях оценки возможных рисков.

4. В ожидании плановой или внеплановой проверки.

5. При проведении аудита дочерних организаций, филиалов, обособленных подразделений или организаций холдинга.

Основная цель кадрового аудита – снижение рисков нарушений трудового законодательства. Кадровый аудит можно проводить в различных вариациях, в зависимости от требований, продиктованных реалиями компаний, например:

  • полный аудит, представляющий собой проверку всего массива кадровой документации за определенный временной период;
  • целевой аудит, который можно характеризовать как проверку конкретных кадровых процедур или в связи с необходимостью выявления или подтверждения отсутствия на предприятии нарушений определенных норм права.
  • выборочный аудит, когда проводится проверка кадровой документации в отношении определенного количества работников организации. Такой вариант подходит для быстрой и примерной оценки рисков организации. Ведь если выявлена критичная масса нарушений в отношении группы работников, то, скорее всего, эти нарушения будут прослеживаться и в отношении всей организации.

Кадровый аудит невозможно провести по какому-то общему плану, ведь компании разные, каждая имеет свою специфику и все это преломляется через призму конкретных ситуаций. Можно выделить несколько срезов проведения такой проверки:

  • проверка наличия и качества документации;
  • проверка по конкретным кадровым процедурам;
  • проверка по определенным нарушениям.

Сочетание нескольких срезов проверки дает возможность максимально выявить недостающие или некорректные документы кадрового делопроизводства.

Если нам предстоит осуществить кадровый аудит, к примеру, в одной из организаций холдинга, а сведений о ней изначально недостаточно, то сначала необходимо собрать предварительную информацию, которая подскажет, какие направления надо проверять. Нам необходимы данные о самой организации, включая название, время создания, вид деятельности, наличие обособленных подразделений, были ли какие-либо изменения; количество и категории сотрудников; режимы рабочего времени, существующие в организации; какие имеются текущие споры с сотрудниками; виды договоров с физическими лицами (ТД и ГПД); существующие системы оплаты труда. Надо внимательно изучить учредительные документы, ведь в уставе может быть прописан порядок и условия назначения генерального директора и ключевых сотрудников организации, а также могут содержаться и иные условия, имеющие прямое отношение к кадровой работе.

На основании этой информации составляем список обязательных для нашей организации документов. В законодательстве нет единого для всех перечня обязательных документов, и его составление зависит от особенностей организации.

Следуя требованиям, содержащимся в различных статьях ТК РФ и иных нормативно-правовых актов, составим примерный перечень необходимых документов:

1 группа – это локально-нормативные акты.

  • Правила внутреннего трудового распорядка – обязательны для всех работодателей. Содержание и порядок утверждения регламентированы ст.ст.189 и 190 ТК РФ.

— Положение о персональных данных – обязательно для всех работодателей, на что указывают ст.ст. 86, 87, 88 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

  • Штатное расписание. Роструд в издаваемых им циркулярах неоднократно относил штатное расписание именно к этой категории актов, поэтому, следуя его позиции, также отнесем его к локально-нормативным актам. То, что это — обязательный документ, указано в ст. ст.15, 57 ТК РФ.
  • Положение об оплате труда, премировании или иной локально-нормативный акт, регулирующий эти вопросы. Ст.135 ТК РФ говорит о том, что система труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. Если речь идет о чистом окладе, часовых или иных тарифных ставках, то естественно, мы не можем говорить ни о какой системе, но как только появляются премиальная часть или какие-то надбавки, то мы уже имеем систему оплату труда, которую необходимо прописать в локально-нормативном акте работодателя, например, это может быть Положение об оплате труда.
  • Положение об аттестации – ст. 81 ТК РФ, в случаях, если организация ее проводит.
Читайте так же:  Дата регистрации предприятия

Положение о коммерческой тайне — если в трудовых договорах установлена необходимость сохранять коммерческую тайну, то такой локально-нормативный акт должен быть в организации (Федеральный закон №98-ФЗ от 29.07.2004 «О коммерческой тайне»)

2 группа – это организационно- распорядительные документы, включая книги учета и журналы.

3 группа – это индивидуальные документы.

  • Трудовой договор (на всех сотрудников) и дополнительные соглашения при необходимости – обязательны для всех работодателей ст.ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ
  • Приказы по личному составу и о предоставлении отпусков (включая приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков за ребенком, отпусков без сохранения з/п, ежегодных отпусков)
  • Заявления об увольнении по собственном желанию, и другие документы, являющиеся основанием для увольнения, а также иные документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу
  • Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)
  • Личные карточки Т-2 на всех работающих и уволенных сотрудников – обязательны для всех работодателей
  • Трудовые книжки, оформленные на всех сотрудников, работающих в организации свыше 5 дней, кроме совместителей; трудовые книжки уволенных сотрудников, не получивших трудовую книжку на день увольнения; «Чистые», незаполненные бланки трудовых книжек и вкладышей – обязательны для всех работодателей — ст. 66 ТК РФ, Правила №225, Инструкция №69
  • Договора о полной материальной ответственности – обязательны при наличии, ст. 243, 244 ТК РФ

4 группа – это документы по охране труда.

Правила и инструкции по охране труда, комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, положение об организации работы по охране труда, журналы инструктажей, программы и график проведения инструктажей, результаты специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест, предварительные и периодические медосмотры работников согласно Приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

  • — работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ, раздел X ТК РФ).

Повторюсь, это лишь примерный перечень обязательных документов, в каждой организации он может быть уменьшен или дополнен в зависимости от конкретных ситуаций.

Также следует отметить, что с января 2017 года вступают в силу поправки в Трудовой кодекс РФ (вносимые законом от 03.07.2016 N 348-ФЗ), которые корректируют перечень обязательных кадровых документов для микропредприятий. Согласно ст.309.2 Трудового кодекса РФ работодатели, относящиеся к микропредприятиям вправе будут отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). Вопросы же регламентирующие трудовые правоотношения, в таких случаях, должны будут включены в трудовые договоры, типовая форма которых утверждается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Проверив наличие необходимой документации, следует оценить её содержание: наличие необходимых реквизитов, соответствие положений текста конкретной норме права, правильность внесения и достоверность подписей об утверждении, согласовании, ознакомления и т.п.

На что нужно обратить внимание:

Наиболее продуктивно будет по окончании первой проверки посмотреть на кадровый учет с другой стороны и сделать сверку по основным кадровым процедурам. Например, проверяя документы, фиксирующие процедуру приема на работу, мы изучаем документы в отношении следующих аспектов:

  • получение согласия на обработку персональных данных
  • в случае необходимости соискатель должен пройти предварительный медосмотр, если это предусмотрено законодательством
  • ознакомление с локально-нормативными актами до подписания трудового договора
  • проведение инструктажей по охране труда
  • подписание трудового договора
  • оформление приказа о приеме и ознакомление с ним
  • заполнение личной карточки Т2
  • прием трудовой книжки (регистрация в книге учета и внесение записи о приеме) или оформление новой трудовой книжки.
  • в установленных ст.64.1 ТК РФ и п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» случаях работодатель, заключивший трудовой (гражданско-правовой) договор с лицом, ранее замещавшим должность государственной или муниципальной службы, обязан уведомить об этом представителя нанимателя (работодателя) бывшего служащего по последнему месту его работы.
  • если мы принимаем на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, то работодатель в течении 2х недель должен уведомить об этом военный комисариат (п.29 «Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях»утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008)

Таким образом, проверив пошагово основные кадровые процедуры, которые выполняются в нашей организации, мы можем выявить документы, которые необходимо дополнительно проработать.

Конечно, в одной статье невозможно охватить все моменты проведения кадрового аудита и подробно разобрать все его «подводные камни». Но именно четкое понимание структуры, соблюдение трудового законодательства с учетом специфики конкретной организации позволят подтвердить расходы на оплату труда для бухгалтерского и налогового учета, подтвердить трудовой стаж для получения работниками пенсии и пособий, представлять точные сведения в государственные органы и избегать как конфликтных ситуаций с работниками, так и серьезных штрафных санкций со стороны органов государственного надзора и контроля.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

Читайте так же:  Критерием для оценки обязательности аудиторской проверки является

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Для чего составляются общая стратегия и план аудита

Общая стратегия и план аудита обязательно включаются в состав аудиторской документации. Процессу их оформления предшествуют:

  • обсуждение стратегии аудита;
  • составление перечня необходимых аудиторских процедур;
  • распределение задания между членами аудиторской группы;
  • утверждение временных рамок выполнения этапов аудиторского задания.

Составлению плана всегда предшествует разработка общей стратегии аудита. Что она включает, смотрите на рисунке:

Из содержания ныне не действующего п. 8 ФПСАД № 3 следует, что общий план проведения аудита составляется для определения предполагаемых объемов и порядка проведения аудиторской проверки. Международные стандарты предусматривают следующее назначение для плана аудита (п. 9 МСА 300):

Как по отечественным, так и по международным стандартам план аудита описывает характер, сроки и объемы аудиторских процедур, выполняемых членами аудиторской группы.

В целом планирование — продолжительный циклический процесс, длящийся на протяжении всей аудиторской проверки. К примеру, на предварительном этапе планирования производится оценка рисков. Результат такой оценки влияет на характер, объем и сроки последующих аудиторских процедур. Поэтому запланировать их ранее, чем будут оценены риски, невозможно. Кроме того, часть последующих аудиторских процедур (по оценке отдельных видов операций, остатков по счетам и раскрытия информации) можно начать до начала всех остальных аудиторских процедур.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.
Читайте так же:  Акции с выплатами дивидендов ежеквартально

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

Итоги

Планирование является важным этапом любой аудиторской проверки. При проведении аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности его проводят исходя из требований международных стандартов аудита. Процесс планирования подлежит документированию, в том числе обязательно оформляются план и общая стратегия аудита. У каждого документа свое назначение. Для каждого аудируемого лица документы составляются персонально с учетом потенциальных рисков и последующих аудиторских процедур.

Кадровый аудит на примере организации

Как выглядит заполненный образец стратегии и плана аудита (пример)

Универсальных способов заполнения бланков стратегии и плана аудита не существует, так как каждое предприятие (аудируемое лицо) обладает специфическими особенностями и требует персонального подхода, оценки рисков и формирования ресурсов для проведения аудита. Как может выглядеть стратегия аудита, смотрите на рисунке:

После того как будет утверждена общая стратегия аудита, разрабатывается план. Пример плана аудита (выдержку) смотрите на рисунке:

В интернете можно встретить заполненные образцы общего плана аудита, но признать их актуальными затруднительно, так как понятие «общий план аудита» и правила его составления регламентированы не действующим в настоящее время стандартом.

На нашем сайте вы найдете актуальные образцы бухгалтерских и кадровых документов, налоговых деклараций, отчетов и регистров:

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

Видео (кликните для воспроизведения).

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Читайте так же:  Финам акции татнефть привилегированные

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Глава 2 Аудит персонала на примере предприятия

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

2.1. Характеристика предприятия с позиции аудита персонала предприятия

1. Вид деятельности: деятельность туристических агентств,

2. Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью

3. Годовая выручка от реализации туристических путевок 78450 руб.

4. Численность работающих :

Главный бухгалтер – 1чел.

Продавец –консультант – 1чел.

5. Объем документооборота за год: 586 шт.

Перед проведение аудита в организации составляется письмо-обязательство о согласии на проведение аудита и договор, где оговариваются предмет договора, права и обязанности сторон, стоимость аудиторских услуг и порядок их расчета, порядок оказания и сдачи услуг и ответственность сторон и т.д.

Объектом аудита являются кадры туристического агенства ООО «Актив». Применяемая система налогообложения УСН и ЕНВД. Источниками информации для проведения аудита служит документация экономического субъекта, собранная в процессе проведения аудиторских процедур.

Документальные источники информации ООО «Актив»:

1. Форма №4 – «Сведения о численности, заработной плате и движении работников».

2. Регистры аналитического и синтетического бухгалтерского учета:

3. Учредительные документы;

4. Решения о назначении в должности;

5. Штатное расписание;

6. Правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных;

8. Трудовые книжки;

9. Личные карточки по форме Т-2;

Перечень проверяемых вопросов аудитором

Перечень проверяемых вопросов по разделам аудита

Применяемые аудиторские процедуры

Формальная поверка документов.

— сравнивание различных периодов, анализ соотношения данных о заработной плате

Изучение системных документов, связанных с отплатой труда (штатное расписание, положение об оплате труда, положение о премировании, график отпусков и т.д.)

Проверка наличия и правильности оформления первичных документов при приеме, увольнении, перемещении работников (приказы, распоряжения)

Оценка личностных, профессиональных, психологических качеств работников (анкеты, вопросники, оценочные шкалы)

Проверка правильности проведения аттестации работников организации (отчеты)

Проверка экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями (оценивается конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом , эффективность самого аудита персонала)

Оценка особенностей рабочего поведения при взаимодействии с руководителем, коллегами по работе и клиентами (наблюдение)

Оценка уровня производительности работников, качества и полноты выполняемой работы и основные особенности рабочего поведения, такие как трудовая дисциплина, уровень конфликтности (опрос, наблюдение, отчеты продаж)

Проведение совещания с руководством аудируемого лица по результатам аудита

Подготовка отчета и письменной информации по результатам аудита

Формальная поверка документов.

Перерасчет арифметических итогов бухгалтерии.

Подготовка аудиторского заключения

Формальная поверка документов.

Перерасчет арифметических итогов бухгалтерии.

Этапы аудиторской проверки персонала:

1. Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.

2. Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики.

3. Обработка и анализ информации – информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающей организацией, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки и т.д.

4. Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите персонала. Указываются пути усовершенствования управления персоналом (внедрение новых технологий – коммуникационной, офисной, информационной), предложения по модификации управления персоналом, уточнение документации. Здесь же оценка результативности аудита персонала, заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

План и программа аудита

Разбираемся с терминами: МСА или ФПСАД

Как составить план и программу аудита бухгалтерской отчетности? Прежде чем искать ответ на этот вопрос, разберемся с терминологией.

Планирование в этой области аудита до 2017 года происходило по отечественным правилам. Без предварительно разработанных плана аудита и программы аудита не проводилась ни одна аудиторская проверка. Общий план аудита и программа аудита составлялись по нормам Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности (ФПСАД) № 3 «Планирование аудита». Каждому документу был посвящен отдельный раздел:

В настоящее время отечественные стандарты аудита отменены. Аудиторская деятельность, в том числе процедуры планирования аудита, осуществляется по МСА — Международным стандартам аудита (п. 1 ст. 7 закона «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 № 307-ФЗ).

Читайте так же:  Право голоса акционеру привилегированные акции

Такие понятия, как «общий план аудита» и «программа аудита», в МСА 300 «Планирование аудита финансовой отчетности» отсутствуют. Стандарт оперирует терминами «общая стратегия аудита» и «план аудита»:

Таким образом, применение привычного для практикующих аудиторов и студентов финансовых вузов термина «общий план аудита» некорректно. Программы аудита по-прежнему разрабатываются и используются, хотя в МСА 300 они не упомянуты.

О планировании в различных сферах деятельности рассказывается в материалах:

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Как вид аудита влияет на план и программу аудита

Планирование — обязательный этап в процессе подготовки и проведения любого вида аудита (финансового, кадрового, инвестиционного, технического, промышленного и др.). Документами планирования являются планы, графики, программы и т. д. У каждого такого документа свое назначение. Например:

  • План содержит описание областей проверки, сроки ее проведения, составы групп исполнителей и их распределение по участкам контроля.
  • В программах аудита расписываются процедуры, которые проводятся на конкретном участке контроля.

Требования к составу, содержанию и форме документов планирования, а также описание технологии их составления содержатся в разных документах в зависимости от вида аудита. Это могут быть международные или утвержденные на федеральном уровне стандарты (правила), ГОСТы, внутренние инструкции компаний и предприятий.

Об особенностях проведения разных видов аудита рассказывают материалы:

Далее подробнее остановимся на документах планирования независимого аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

Источники

План кадрового аудита образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here