С чего начать кадровый аудит самостоятельно

Сегодня мы постараемся раскрыть тему: "С чего начать кадровый аудит самостоятельно". Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.

Проверяем кадровую документацию своими силами

Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:

— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);

— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).

Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.

Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:

перед государственной проверкой;

при смене руководителя организации или кадровой службы;

в случае изменения законодательства и т.д.

Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ . В нем целесообразно установить:

— задачи и цели проведения аудита;

— сроки проведения аудита.

Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.

Справочная информация.

Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/.

План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год.

— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.

Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;

— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.

Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы. Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке. К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

  • правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
  • штатное расписание;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • должностные и рабочие инструкции;
  • личные дела работников;
  • личные карточки (для военнообязанных) ;
  • приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
  • графики (отпусков, работ, сменности);
  • табели использования рабочего времени и др.

Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ

Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) .

Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.

К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. . При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:

— не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);

— оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить ;

— не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде и др.

При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними . Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.

Проверка трудовых договоров (контрактов).

Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:

всех обязательных сведений и условий ;

подписей обеих сторон (работника и нанимателя) .

Проверка личных дел.

Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц ), .

Анализируя личные дела, следует обратить внимание:

— на последовательность включения в них документов;

— наличие в них обязательных документов.

Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.

  1. Внутренняя опись документов личного дела.
  2. Дополнение к личному листку по учету кадров.
  3. Личный листок по учету кадров.
  4. Автобиография.
  5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
  6. Заявление о приеме на работу.
  7. Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
Обратите внимание!

При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др. .

Читайте так же:  Как провести аудиторскую проверку самостоятельно

В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) .

Проверка приказов по личному составу.

Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные .

Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:

— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;

— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.

Проверка трудовых книжек.

Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной .

Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству . Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.

Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:

несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;

несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;

неверное внесение исправлений;

отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.

Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета. Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .

Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:

  • порядок и срок проведения аудита;
  • проверенные кадровые документы;
  • выявленные в ходе проверки нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений и др.

Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.

Тренды дизайна. Материалы. Стили. Квартиры. Плитка. Ванная комната. Напольные покрытия

Как провести кадровый аудит самостоятельно. Как провести аудит кадровой документации своими силами

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Цели кадрового аудита

Основная задача этой процедуры – проверка законности действий кадровика. Вместе с тем по итогам проверки можно выявить пробелы в делопроизводстве и выяснить

компетентность кадрового работника.

Также задачами аудита можно считать:

  • проверку соответствия работы отдела кадров целям и стратегии фирмы;
  • диагностику причин, по которым у кадровика возникают проблемы;
  • выработку рекомендаций кадровику или руководству компании.

Результаты кадрового аудита:

  • минимизация документов (сокращение денежных, временных и трудовых затрат фирмы);
  • успешное прохождение плановых и внеплановых проверок;
  • подтверждение компетентности кадровика или выявление его несоответствия работе.

Одним из направлений кадрового аудита является проверка правильности кадровой расстановки, при которой выясняется:

  • соответствует ли штат потребностям фирмы (нужно ли сокращение или увеличение штата);
  • качественно ли укомплектован коллектив (оценка потенциала персонала).

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

  1. Организационный этап.
  2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
  3. Сверка документов.
  4. Проверка кадровой документации.
  5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.
Читайте так же:  Смена учредителя при долгах

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

  • определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
  • сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
  • определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев);
  • издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

  • коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
  • должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
  • график сменности;
  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

  • журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
  • журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Видео (кликните для воспроизведения).

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Кадровый аудит своими силами

Уважаемые пользователи и гости нашего сайта!

Настоящий раздел мы разработали, чтобы помочь Вам самостоятельно проводить кадровый аудит, выявлять имеющиеся нарушения.

По каждому участку кадровой работы мы приводим списки типичных нарушений, которые Вам нужно искать у себя. Эти ошибки могу привести к неблагоприятным последствиям: от больших штрафов до уголовной ответственности. Обнаруженные ошибки Вы сможете исправить с помощью наших советов, запасов наших справочных баз и ресурсов.

Кому доверить

Провести проверку деятельности отдела кадров можно или своими силами, или с привлечением независимых специалистов. При выборе варианта нужно учесть, что аудит непосредственно связан с проверкой конфиденциальных документов компании, а значит, о секретах фирмы станет известно посторонним.

Вместе с тем эта процедура весьма ответственна, а собственным сотрудникам может не хватить компетентности для её проведения. Не стоит забывать и о том, что со стороны видны все мелкие недочёты, допускаемые кадровиком. Сотрудник, изо дня в день выполняющий одну и ту же работу, может просто не замечать своих ошибок, которые легко выявит независимый специалист.

К тому же у независимых аудиторов уже наработан опыт проверок, что существенно повышает их качество и сокращает сроки.

Основные вопросы

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.
Читайте так же:  Программа проведения аудиторской проверки

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита ;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита .
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Что такое кадровый аудит и в чём он заключается

Любая коммерческая фирма ориентирована на прибыль, а штрафы эту прибыль могут существенно уменьшить. За ошибки, допущенные кадровиками в процессе работы, компания может лишиться до двухсот тысяч рублей за каждый огрех.

Чтобы убедиться в качестве работы кадровика нужно провести кадровый аудит, то есть проверить его работу на соответствие законам. Аудит кадрового делопроизводства – это методичная проверка:

  • всех документов отдела кадров по номенклатуре (наличие обязательных и правильность оформления);
  • организационной структуры отдела (правил делопроизводства).

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит . Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Читайте так же:  Аудиторы имеют право в ходе аудиторской проверки

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

РАЗДЕЛЫ

Книга поможет оперативно проверить соблюдение закона на разных участках кадровой работы и навести порядок. По участкам (прием на работу, переводы, отпуска и т.д.) рассказывается «как должно быть», какие встречаются ошибки, что проверить, как исправить.

После оплаты заказчику открывается доступ к книге в электронном виде.

Кадровый аудит в организации. Проводим самостоятельно

Для записи на Кадровый аудит в организации. Проводим самостоятельно нужно заполнить заявку на обучение или позвонить по телефону: (812)328-22-76.

СЕМИНАР ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

и КАДРОВЫЙ УЧЕТ

  • руководители компаний, директора по персоналу,
  • HR-менеджеры (менеджеры по персоналу), специалисты по кадровому учету,
  • бухгалтеры и юристы компаний. имеющие отношение к кадровой документации в организации и отвечающие за её грамотное оформление и ведение.

— Вы вступаете в должность в качестве специалиста по кадровому учёту (HR-специалиста), менеджера по персонала (HR-менеджера), в обязанности которого входит ведение кадрового учёта или руководителя кадровой службы, ответственного за ведение кадрового делопроизводства в организации;

— организации предстоит пройти инспекционную проверку со стороны надзорных организаций, особенно в случае, если она была вызвана трудовым спором с работником,

— необходимо провести тщательный анализ всей существующей документации и, скорее всего, в короткое время создать недостающие, но необходимые в соответствии с требованиями законодательства, документы.

С чего начать? Что считать хорошим результатом подготовки к проверке или принятию дел при вступлении в должность?

В каких ситуациях можно провести аудит кадрового делопроизводства своими силами, а когда целесообразно обратиться к консультантам? Чем отличаются предлагаемые на рынке услуги: «аудит персонала» и «аудит кадрового делопроизводства»?

Обо всём этом можно будет узнать на нашем тематическом семинаре «Кадровый аудит в организации. Проводим самостоятельно». Кроме того, вы сможете проконсультироваться с преподавателем и, детально проанализировав свою ситуацию, принять грамотные профессиональные решения, позволяющие снизить риски работодателя.

8 час

1 Порядок проведения кадрового аудита.
  • Цели проведения кадрового аудита.
  • Проверочные листы ГИТ как инструмент для кадрового аудита и подготовки к проверкам надзорных органов.
  • Правовые последствия и ответственность за отсутствие и нарушения в документах, обязательных для ведения кадрового делопроизводства.
  • Оформление процедуры проведения внутреннего аудита и закрепление его результатов.
  • Устранение ошибок. Разработка плана по исправлению найденных нарушений.
  • Внутренние локальные нормативные акты.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Возможные ошибки в регулировании режима рабочего времени и времени отдыха.
  • Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
3

Проверяем о формление трудовых отношений с работниками.

Соблюдение законодательства в сфере регистрационной системы.

  • Обязательные журналы регистрации и их оформление.
  • Журналы учета по трудовым книжкам.
  • Журналы учета по командировкам.
  • Журнал учета проведения проверок.
6 Архивное хранение кадровых документов.
  • Требования к формированию дел, сроки их хранения.
  • Административная ответственность за нарушение архивного законодательства.
7 Штрафы надзорных органов за несоблюдение требований ТК РФ. 8 Ответы на вопросы, анализ практических ситуаций, рекомендации участникам.

Участники семинара обеспечиваются объёмным учебно-методическим пособием , содержащим формы (образцы документов), примеры вариантов их заполнения, нормативные и законодательные акты, ссылки на справочные источники и другие материалы. Материалы пособия используются на занятии и передаются слушателям (в электронном виде) для использования его в дальнейшем в практической профессиональной деятельности.

Слушатели получают

Сертификат об обучении на тематическом семинаре

«Кадровый аудит в организации. Проводим самостоятельно ».

Стоимость для 1 участника семинара

«Кадровый аудит в организации. Проводим самостоятельно» — 7 500.0.

При выборе каждого следующего курса, семинара или тренинга предоставляется 5% скидка.

Какие задачи решает кадровый аудит

Наверняка всем знаком термин «аудиторская проверка»: это когда комиссия или аудитор проверяет положение дел в компании, обычно финансовых. Однако в аудите нуждается не только бухгалтерия, но и кадровые документы: любое нарушение норм Трудового кодекса чревато штрафами, при этом ни один руководитель не может быть уверен в том, что кадровые документы оформлены идеально. Кадровый аудит это и есть проверка состояния документов отдела кадров на соответствие требованиям законов.

Кадровый аудит, приказ

Основанием для проведения внутреннего аудита всегда является приказ, в котором должны присутствовать элементы:

  • регистрационный номер и дата;
  • основание;
  • цели (комплексный аудит или выборочные задачи);
  • сведения о комиссии (ФИО и должность председателя и членов комиссии);
  • срок проведения (или срок предоставления отчёта);
  • ответственное лицо (на кого возложен контроль);
  • строки ознакомления всех перечисленных в приказе лиц.

Образец приказа на проведение кадрового аудита можно посмотреть здесь .

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.
Читайте так же:  Сервис государственной регистрации юридических лиц

Регулярность проведения

Оптимально, если кадровый аудит будет проводиться в ситуациях:

  • смена кадровика (при трудоустройстве новый сотрудник легче вступит в должность);
  • смена руководства (новый директор должен быть уверен в правильности работы отдела кадров);
  • изменение законодательства (требований Трудового кодекса или МРОТ);
  • перед плановой проверкой (о ней можно узнать на сайте генпрокуратуры);
  • при желании проверить и улучшить кадровое делопроизводство.

Однако, безусловно, лучше проводить эту процедуру регулярно, например, раз в год или полугодие.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

Кадровый аудит своими силами

Проводить аудит должна комиссия, в которую нужно включить компетентных специалистов:

  • кадровика (и начальника ОК, если в штате не один кадровик);
  • юриста;
  • представителя администрации.

Для проведения необходимо выяснить:

  • что нужно проверять;
  • какие нужны нормативные акты (только актуальные).

Комиссия начнёт работу только на основании приказа.

Кадровый аудит независимой комиссией

В случае сомнений в компетентности своих сотрудников или если они банально отсутствуют, можно для проведения аудита нанять сторонних специалистов: профессионального аудитора или компанию. К тому же взгляд со стороны и независимая оценка работы отдела кадров поможет её усовершенствовать.

Не стоит нанимать первого попавшегося специалиста, действовать нужно по алгоритму:

  • выяснить, кто в городе занимается кадровым аудитом (из интернета, рекламы, опроса);
  • сравнить сроки и качество проверки (по отзывам клиентов, о которых можно узнать у аудитора);
  • сравнить стоимость услуг;
  • выбрать подходящего.

Стоимость кадрового аудита зависит от множества факторов:

  • регион проведения (в Москве дороже, чем на периферии: от 10 до 500 тысяч рублей);
  • количество штатных единиц в компании (за штатную единицу или фиксированная цена);
  • количество задач аудита (выборочная проверка или комплексная);
  • срочность проведения (плановая или перед проверкой).

Перед проверкой с аудитором нужно подписать договор, в котором обязательно зафиксировать все условия:

  • описать все задачи;
  • описать все проверяемые документы;
  • указать срок;
  • прописать цену.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа ( образец здесь ). В приказе

обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:
  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
  • при смене руководителя организации;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • при изменении системы оплаты труда;
  • при массовом высвобождении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в

свободной форме и может содержать элементы структуры:
  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

Видео (кликните для воспроизведения).

В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Источники

С чего начать кадровый аудит самостоятельно
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here